Ters bakiye
Ters bakiye, doğası gereği borç bakiye vermesi beklenen bir hesabın alacak, alacak bakiye vermesi beklenen bir hesabın borç bakiye vermesidir. En sık 120 Alıcılar ve 320 Satıcılar hesaplarında görülür; kendiliğinden bir hata değil, altındaki hareketlere inilmeden cevaplanamayan bir sorudur: avans, iade ya da yanlış cariye yazılmış bir ödeme çıkabilir.
Alıcılar hesabı müşterinin size olan borcunu izler; olağan hâli borç bakiyedir. Bu hesap alacak bakiye veriyorsa müşteri size borçlu değil, siz müşteriye borçlusunuz demektir. Aynı mantık tersinden satıcılar hesabı için geçerlidir: 320 hesabın borç bakiye vermesi, tedarikçiye fazla ödeme yapmış ya da ödemeyi yanlış cariye yazmış olma ihtimalini gündeme getirir. Ters bakiye tek başına bir hata değildir, bir sorudur; hesabın altındaki hareketlere bakılmadan ne anlama geldiği söylenemez. Çoğu muhasebe ve ERP kurulumunda bu hesapları toplu görebileceğiniz bir liste bulunur; Logo Netsis tarafında bunun adı Ters Bakiyeli Hesap Kontrolü raporudur.
Ters bakiyenin en yaygın masum açıklaması avanstır. Müşteri siparişten önce ödeme yapmış, fatura henüz kesilmemiştir; hesap fatura düzenlenene kadar alacak bakiye verir. İkinci yaygın açıklama iade faturasıdır: mal geri gelmiş, iade faturası işlenmiş, ancak kapatacağı asıl fatura başka bir dönemde kaldığı için bakiye tersine dönmüştür. Asıl dikkat edilmesi gereken üçüncü grup ise gerçek hatalardır: ödemenin aynı grubun iki farklı şirketine ya da benzer unvanlı iki cariye yazılması, aynı ödemenin iki kez kaydedilmesi, tahsilatın yanlış işaretle girilmesi. Mutabakat açısından kritik olan nokta şudur: ters bakiye veren bir hesabın toplamı karşı tarafla tesadüfen tutabilir, buna karşın altındaki satırlar birbirini hiç tutmuyor olabilir.
Sık karıştırılan yön, ters bakiyenin dönem sonunda bir sınıflandırma düzeltmesiyle kapanacağı düşüncesidir. Bilanço sunumunda alacak bakiye veren müşteri hesaplarının yükümlülük tarafına aktarılması ayrı bir konudur ve altındaki eşleşme sorununu çözmez; sadece görünürlükten çıkarır. İkinci karışıklık, ters bakiyeyi net bakiyeyle karıştırmaktır. Bir cari kartın net bakiyesi sıfıra yakın olabilir; bu, açık faturaların açık ödemelerle doğru şekilde eşleştiği anlamına gelmez. Ters bakiyeyi doğru okumanın tek yolu, hesabın altındaki açık kalemleri fatura ve ödeme düzeyinde karşılaştırmak, avans ve iadeleri ayrı ayrı işaretlemektir. Pratik kural şudur: her ters bakiye için tek cümlelik bir gerekçe yazabiliyorsanız hesap açıklanmıştır, yazamıyorsanız hesap hâlâ açıktır. Avans mı, iade mi, yanlış cariye yazılmış ödeme mi, mükerrer çıkış mı; bu dört ihtimalin hangisi olduğu belgeyle gösterilene kadar bakiye kapatılmamalı, sonraki döneme sessizce devredilmemelidir.
Örnek
Bir üretim firmasının 320 Satıcılar hesabında bir tedarikçi 42.500 TL borç bakiye veriyor. Muavin dökümünde iki ödeme görülüyor: 12 Mart'ta 42.500 TL havale, 19 Mart'ta yine 42.500 TL havale, ancak tek bir 42.500 TL'lik alış faturası var. Banka ekstresi iki ayrı çıkışı doğruluyor; yani fatura bir kez, ödeme iki kez gerçekleşmiş. Ters bakiye burada bir sınıflandırma sorunu değil, mükerrer ödemenin doğrudan kanıtı. Rakamlar örnektir.
İlgili terimler
Defter ve hesap
30 dakika. Kendi verinizle.
Canlı demo. Hiçbir taahhüt yok.
- Canlı demo — slayt değil, sistem
- Hazırlık yok, anında gösterim
- Size özel fiyat teklifi e-postanızda