Muavin defter

Muavin defter, ana hesabın kırılımıdır. 120 Alıcılar hesabının bakiyesi mizanda tek satırdır; o hesabın altındaki her müşteri kartı ve her kartın altındaki her fatura, tahsilat, iade ve virman muavinde ayrı satır olarak durur. Her satırda tarih, belge türü ve numarası, açıklama, borç ya da alacak tutarı ve yürüyen bakiye bulunur. Muavin defter yasal defterlerin yanında tutulan yardımcı bir kayıttır; günlük çalışmada asıl bakılan yer burasıdır, çünkü tek tek belgelere inebildiğiniz tek döküm odur. Muhasebe ve ERP programlarının hepsinde cari hesap ekstresi ya da hesap hareket dökümü adıyla üretilir.

Mutabakatın gerçekleştiği yer muavin defterdir. Karşı taraftan gelen ekstre de aslında onların muavin dökümüdür; iki listeyi belge numarası, tarih ve tutar üzerinden karşılaştırırsınız. Bu karşılaştırma dört tür sonuç üretir: iki tarafta da olan ve tutan satırlar, iki tarafta olup tutarı farklı olan satırlar, sizde olup onlarda olmayanlar ve onlarda olup sizde olmayanlar. Toplam fark bu dört kovanın matematiksel sonucudur. Muavin dökümü olmadan yapılan mutabakat, iki toplamın eşit olup olmadığına bakmaktan ibaret kalır. iFinances muavin satırlarını banka ekstresi ve e-fatura verisiyle aynı tabloda birleştirir; sistemden veriyi almanın iki yolu da hazırdır ve kurulumda müşteriyle birlikte seçilir: standart Excel ya da CSV dökümünü yüklemek veya sistemin sunduğu doğrudan bağlantıyı kullanmak.

Sık karıştırılan iki nokta var. Birincisi, muavin dökümünün açık kalem listesiyle aynı şey olduğu sanılır. Muavin defter dönem içindeki tüm hareketleri, kapanmış olanlar dâhil kronolojik olarak listeler; açık kalem listesi ise yalnızca henüz kapanmamış fatura ve ödemeleri gösterir. Aynı hesap için ikisinin toplamı aynıdır ama satır sayıları ve okunuşu tamamen farklıdır. İkincisi, muavin dökümü alırken tarih aralığının dönem başı bakiyesini içerip içermediği kolayca gözden kaçar; devir bakiyesi olmayan bir döküm karşı tarafın ekstresiyle asla tutmaz ve fark saatlerce yanlış yerde aranır. Üçüncü bir ayrıntı da biçimdir: aynı dökümü PDF yerine Excel ya da CSV olarak almak, satırların elle okunmak yerine karşılaştırılabilmesinin ön koşuludur.