Avans mahsubu

Avans, siparişin ya da sözleşmenin başında hareket eder; fatura ise işin teslimiyle doğar. Aradaki sürede iki kayıt birbirinden bağımsız yaşar. Şirketlerin çoğu aldığı ve verdiği sipariş avanslarını cari hesaptan ayrı avans hesaplarında izler, karşı taraf ise aynı tutarı doğrudan cari hesaba işlemiş olabilir. İki tarafın kayıt tercihi farklı olduğu anda, hiç kimse hata yapmamış olsa bile bakiyeler ayrışır. Mahsup, bu ikiliği kapatan fiştir: avans tutarı faturanın açık tutarından düşülür ve hesapta yalnızca gerçekten ödenmemiş kısım kalır. Mahsup ne kadar gecikirse, avansın hangi siparişe ve hangi faturaya ait olduğunu hatırlayan kişi sayısı o kadar azalır; bu yüzden avans takibi bir dönem sonu işi değil, hareket geldikçe yapılması gereken bir bağlama işidir.

Mutabakatta avans, farkların en sık ve en büyük tutarlı kaynaklarından biridir; çünkü tek bir mahsup unutulduğunda fark yüz binlerce liraya ulaşabilir ve satır sayısı az olduğu için gözden kaçar. Doğru okuma net borç üzerinden yapılır: hesabın borcu eksi mahsup edilmemiş avanslar. Kısmi teslimde mahsubun mekaniği ayrıca anlatılmayı hak eder. Sözleşme dört partide teslim öngörüyor ve avans toplam bedelin beşte biriyse, kural gereği her fatura kendi tutarının beşte biri kadar avansla kapatılır ve avans hesabı her mahsupla azalır. Uygulamada partiler eşit çıkmadığı için bu oran tutmaz: kimi fatura avansın tamamını yutar, kimi partide hiç mahsup yapılmaz ve kapama artığı bir sonraki faturaya taşınır. Artık büyüdükçe, ilerleyen aylarda kaynağı belirsiz bir bakiye gibi görünmeye başlar. Bu yüzden avans hesabının kalanı ile açık faturaların toplamı her dönem karşılaştırılmalı; son parti faturalandıktan sonra avans hesabında duran tutarın iade edilecek bir alacak mı yoksa unutulmuş bir mahsup mu olduğu ayrılmadan dönem kapatılmamalıdır. iFinances avans hareketlerini fatura ve ödeme satırlarıyla aynı tabloda tutar, mahsup edilmemiş avansı ayrı bir gerekçeyle işaretler ve net borcu ayrıca gösterir; mahsup fişini sizin sisteminizde siz keser.

Avans mahsubu ile netleştirme sık karıştırılır. Mahsup, aynı ticari ilişki içinde önceden ödenmiş tutarın kendi faturasına bağlanmasıdır. Netleştirme ise karşılıklı alacak ve borcun, çoğu zaman iki ayrı hesabın, birbirine karşı kapatılmasıdır ve tarafların mutabık kalmasını gerektirir. İkinci karışıklık, mahsup edilmemiş avansı ödenmemiş borç sanmaktır: para çoktan hareket etmiştir, eksik olan yalnızca kaydın bağlanmasıdır. Bu durum tahsilat ekiplerinde gerçekte var olmayan bir borcun peşine düşülmesine yol açar. Üçüncü bir ayrım da avans ile depozito ve teminat arasındadır: depozito ileride iade edilmek üzere tutulur ve bir faturaya mahsup edilmesi beklenmez, bu yüzden mutabakat tablosunda ayrı bir kalem olarak taşınmalıdır. Denetim tarafında da aynı ayrım aranır: mahsup edilmemiş avans, ilgili faturaya bağlanana kadar hesabın gerçek net pozisyonunu gizler, bu yüzden dönem sonu dosyasında avans hesabının yaşlandırması ayrı bir liste olarak istenir.