Mükerrer ödeme

Mükerrer ödeme genellikle tek bir dikkatsizlikten değil, ödemenin birden fazla yoldan başlatılabilmesinden doğar. Tedarikçi aynı faturayı hem e-posta hem kâğıt olarak gönderir ve iki farklı kişi kaydeder; bir ödeme banka portalından elle yapılır, aynı kalem ertesi gün toplu ödeme dosyasına da girer; ilk transfer teknik nedenle geri döner, iade kaydı defterde açılmadan ödeme tekrarlanır. Aynı tedarikçinin iki farklı cari kartla açılmış olması, ya da avans ödemesinin sonradan gelen faturayla mahsup edilmeden ikinci kez ödenmesi de aynı sonucu verir. Her senaryoda tablo aynıdır: bankadan iki çıkış, karşılığında tek bir borç.

Mutabakatta mükerrer ödeme, banka hareketleri ile fatura ve defter kayıtları yan yana konduğunda ortaya çıkar. Tek başına defterde bakmak yetmez. Fazladan çıkan para cari hesabın bakiyesini gerçekten değiştirir; değişen bakiye yanlış görünmez, çünkü muhasebe programı ikinci çıkışı sıradaki açık faturaya kapattığı için ortada sahipsiz, açıkta duran bir kalem kalmaz. Tablo 'her şey kapanmış' izlenimi verirken bakiye sessizce olması gerekenden düşük kalır; benzer kalemler biriktikçe cari hesap alacak tarafına, yani ters bakiyeye doğru kayar. Bu yüzden işaret aranacak yer toplam değil, satırlardır: aynı tedarikçiye yakın tarihlerde giden aynı tutarlı iki çıkış, aynı fatura numarasına işaret eden iki farklı açıklama, elle yapılan bir ödemenin ertesi gün toplu ödeme dosyasında yeniden görünmesi ve ters bakiye veren bir cari hesap, işaretlenmesi gereken izlerdir. Karşı tarafın kendi ekstresi de güçlü bir kontroldür: sizde borç görünen kalem onların defterinde fazla tahsilat olarak duruyorsa, fark tek bir kaynaktan bakarak görülemeyecek kadar iyi gizlenmiş demektir. İşaretleme bir iddia değil, incelenecek bir aday listesidir; kararı her zaman insan verir.

En sık karıştırılan nokta, mükerrer ödemenin nadir ve küçük bir sorun sayılmasıdır. APQC ölçümlerine göre mükerrer ve hatalı ödemeler yıllık ödemelerin üst çeyrekte yaklaşık yüzde 0,8'ini, alt çeyrekte yüzde 2'sini buluyor; bu oran büyük ödeme hacimlerinde ciddi tutarlara karşılık gelir. İkinci yanılgı, paranın nasıl olsa geri geleceğidir: fazla ödeme tedarikçide açık bir alacak olarak birikir, sonraki faturalara sessizce mahsup edilir ve kimse sormazsa yıllarca cari hesabın içinde kalır. Üçüncüsü, bunun yalnızca bir muhasebe düzeltmesi olduğudur; oysa mükerrer ödeme aynı zamanda nakit planlamasını bozar ve dönem sonunda açıklanması gereken bir fark bırakır.