Mutabakat mektubunu göndermeye hazırsınız. Geriye tek iş kaldı: ekstre. ERP'yi açıyor, "Cari Hesap Ekstresi" raporunu buluyor, tarih aralığını yazıp PDF olarak kaydediyor ve e-postaya ekliyorsunuz. İki gün sonra karşı taraftan cevap geliyor: "Bakiyeler tutmuyor, satır bazında bakabilir miyiz?" İşte o anda gönderdiğiniz dosya elinizde kalır. Çünkü PDF bir görüntüdür; içindeki yüzlerce satırı ne süzebilir, ne sıralayabilir, ne de karşı tarafın dökümüyle yan yana koyabilirsiniz.
Ekstre almak, rapor ekranında bir düğmeye basmaktan ibaret değildir. Doğru rapor, doğru kolonlar, doğru dosya biçimi ve doğru dönem kesiti seçilmezse çıkan dosya mutabakata yaramaz; yalnızca "gönderdik" demeye yarar. Bu yazı, Türkiye'de en çok kullanılan ortamlardan — SAP, Logo Tiger ve GO, Logo Netsis, Mikro, Luca ve Zirve — ekstreyi mutabakata yarayacak biçimde çıkarmanın yolunu anlatıyor. Menü adları, rapor başlıkları ve filtre seçenekleri sürüme ve kuruluma göre değişir; bu yazı bu yüzden bir menü turu değil, çıkan dosyanın taşıması gereken özellikler üzerinden ilerliyor. Değişmeyen şey, hangi kolonların şart olduğu ve export'un tam olarak nerede bozulduğudur.
Önce biçim: PDF ekstre mutabakatı yavaşlatır
Ekstre iki farklı işi görür. Birincisi resmî bildirimdir: "31 Aralık itibarıyla bakiyeniz şudur" der, imzalanır, arşivlenir. İkincisi çalışma dosyasıdır: farkın hangi satırdan geldiğini bulmak için kullanılır. PDF birinci işi iyi yapar, ikincisini hiç yapamaz.
Pratik kural şudur: mektubu ve imzalı nüshayı PDF gönderin, ekstreyi Excel ya da CSV olarak da ekleyin. Karşı taraftan ekstre isterken de aynı şeyi isteyin. Bu tek alışkanlık, mutabakat yazışmasından bir turu tamamen siler — çünkü "farkı satır bazında görelim" cevabı geldiğinde dosya zaten karşı tarafın elindedir.
Bu ihtiyaç son iki yılda arttı. Form Ba-Bs bildirimi, 25.09.2024 tarihli ve 32673 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan 565 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile Eylül 2024 döneminden itibaren kaldırıldı. Yıllarca "Ba-Bs tutuyor mu" sorusuyla yapılan kaba çapraz kontrol ortadan kalkınca, geriye kalan asıl zemin cari hesap ekstresi oldu. Ekstrenin makine tarafından okunabilir çıkması artık bir konfor değil, yöntemin kendisi.
Mutabakata yarayan ekstrede olması gereken kolonlar
Bir ekstrenin mutabakata elverişli olup olmadığı, üzerindeki kolonlardan anlaşılır. Şu yedi bilgi yoksa dosya eksiktir:
- Belge tarihi ve kayıt tarihi. İkisi farklı olabilir; dönem kayması tartışmalarının tamamı bu ayrımda çözülür.
- Belge numarası. Fatura numarası, dekont ya da makbuz referansı. Eşleştirmenin çapası budur; boş bırakılan belge numarası kolonu, eşleştirmeyi tutar ve tarih tahminine mahkûm eder.
- Açıklama. Ödeme satırlarında hangi faturaya karşılık geldiğini çoğu zaman yalnızca açıklama söyler.
- Borç ve alacak ayrı kolonlarda. Tek "tutar" kolonu artı gizli bir işaret, ekstre okumanın en sinsi tuzağıdır.
- Döviz tutarı, döviz cinsi ve kur. Dövizli hareketi yalnız TL karşılığıyla göndermek, kur farkı tartışmasını baştan imkânsız hâle getirir.
- Yürüyen bakiye. Dosyanın doğru aktarıldığını doğrulamanın en hızlı yolu, son satırdaki bakiyenin rapor toplamıyla aynı olmasıdır.
- Cari kod ve VKN. Aynı grubun iki şirketi ya da bir firmanın iki kartı varsa, karşılaştırmanın hangi karta ait olduğunu yalnız bu iki alan kesinleştirir.
Ekstrenin satırlarını nasıl okuyacağınız ve borç-alacak yönlerinin iki defterde neden ayna gibi ters durduğu ayrı bir konu; bu yazı dosyayı sistemden çıkarma kısmına odaklanıyor.
SAP: FBL5N, FBL1N ve layout meselesi
SAP'de cari ekstre tek bir "ekstre" raporundan değil, kalem listelerinden alınır: müşteri kalemleri için FBL5N, satıcı kalemleri için FBL1N. Bunlar SAP FI'nin standart kalem listeleme işlemleridir; menü yolu kurulumunuza göre değişebilir. Üç ayar belirleyicidir.
Birinci: kalem seçimi. Varsayılan çoğu zaman açık kalemlerdir. Mutabakat için "tüm kalemler" seçilmeli, anahtar tarih de mutabakat kesitine eşitlenmelidir. Yalnız açık kalemle çıkan liste, dönem içinde kapanmış hareketleri göstermediği için karşı tarafın dökümüyle asla örtüşmez.
İkinci: layout. SAP'nin varsayılan görünümü mutabakat için dar kalır. Kolon setine belge numarası, referans, atama, ödeme/denkleştirme belgesi, belge para birimi ve belge tutarını ekleyin, sonra layout'u kaydedin; SAP Help Portal bu işlemlerde layout'un nasıl değiştirileceğini ayrı bir belgede anlatıyor. Kaydedilmiş bir layout, her ay aynı yapıda dosya üretmenizi sağlar; mutabakatın tekrarlanabilir olması için bu tek başına büyük kazançtır.
Üçüncü: denkleştirme yanılsaması. SAP'de bir kalemin denkleştirilmiş görünmesi, o kalemin karşı tarafla mutabık olduğu anlamına gelmez; yalnızca kendi defterinizde bir karşılıkla eşlendiği anlamına gelir. Denkleştirme, kendi defterinizin içinde tamamlanan bir işlemdir; karşı tarafın defteri hakkında hiçbir şey söylemez.
Aktarımı yaparken elektronik tablo çıktısını tercih edin; metin dosyası çıktısı kolon genişliklerini koruyup sayıları metne çevirebilir.
Logo Tiger, GO ve Netsis
Logo tarafında ekstrenin hangi rapordan alınacağı sürüme ve kuruluma göre değişir; belirleyici olan, çıkan dosyanın şu üç özelliği taşıyıp taşımadığıdır.
Devir satırı. Karşı tarafla dönem başı bakiyesini de karşılaştıracaksanız açılış/devir satırının dosyada bulunması gerekir; yoksa iki dosya arasında tam devir tutarı kadar sabit bir fark görürsünüz — ve bu fark, hareket satırlarında aranırsa asla bulunamaz.
Rapor biçimi. Biçimlendirilmiş rapor çıktısı sayfa başlıklarını tekrarlar, ara toplam satırları ekler ve hücreleri birleştirir. Aktarımda tek başlık satırlı, süslenmemiş tablo biçimini isteyin; süslenmiş çıktı, karşılaştırmadan önce elle temizlenmesi gereken bir dosya demektir.
Ters bakiye kontrolü. Logo Netsis dokümantasyonunda dönem sonu için ayrı bir Ters Bakiyeli Hesap Kontrolü raporu tanımlıdır: 120 ya da 320 gibi hesapların ters bakiye verip vermediği bu raporla görülür. Ekstreyi göndermeden önce bakmakta fayda var, çünkü ters bakiyeli bir kart neredeyse her zaman avans, mükerrer ödeme ya da yön hatası taşır. Cari hesabın tutmamasının nedenlerini ayrıca derledik.
Mikro, Luca ve Zirve
Bu üç ortamda rapor adları ve menü yolları sürümden sürüme değişiyor. Bu yüzden doğru soru "hangi menüden" değil, "çıkan dosyada ne olacak".
Mikro. Dövizli çalışan bir cari için TL karşılığı tek başına yetmez. Ekstreyi alırken işlem para birimi tutarının, döviz cinsinin ve uygulanan kurun dosyada bulunduğunu doğrulayın; döviz kolonları düşmüş bir ekstre, dövizli tedarikçiyle yapılan mutabakatın en sık görülen açığıdır.
Luca. Luca'da ekstre çoğu zaman siz değil, müşaviriniz alır. O yüzden burada teknik mesele değil, talep cümlesi önemlidir: cari kod, tarih aralığı, borç ve alacak ayrı kolon, belge numarası ve açıklama dahil, ara toplamsız Excel. Bu cümleyi baştan netleştirmek, ekstrenin ikinci kez istenmesini önler.
Zirve. Riskler burada da aynı iki yerde toplanıyor: rapor süslemesi ve tutarın tek kolonda, yönün ayrı bir işarette taşınması. Dosyayı devretmeden önce kolon toplamlarının ekstredeki bakiyeyi verdiğini kontrol edin.
Bu üç ortamda ortak bir yapısal risk daha var: ön muhasebeyi işletme, resmî defteri müşavir tutuyorsa iki ayrı gerçeklik oluşur. Karşı tarafa hangisinden çıkan ekstreyi gönderdiğinizi bilmiyorsanız, farkın kaynağını aramaya kendi içinizden başlamanız gerekir.
Export'un altı klasik tuzağı
Birinci. İşaret ve yön. Tutar tek kolonda geliyorsa yönü taşıyan alanı bulun. Yön kolonunu göz ardı eden bir karşılaştırma, ödemeleri borç gibi okur ve farkı iki katına çıkarır.
İkinci. Birleştirilmiş hücre ve rapor başlığı. Sayfa başına tekrarlanan başlıklar, logo satırları ve birleştirilmiş hücreler dosyayı tabloya benzetir ama tablo yapmaz. Tek satırlık başlık, altında yalnız veri: hedef budur.
Üçüncü. Tarih formatı. Aynı dosyada bazı tarihler gerçek tarih, bazıları metin olarak gelebilir; gün-ay sırası da sisteme göre değişir. Karşılaştırmadan önce tek biçime çevirin.
Dördüncü. Sayı formatı. Binlik ayracı, para birimi soneki ve negatifin parantezle yazılması sayıyı metne çevirir. Metne dönmüş bir tutar kolonu toplanmaz; toplanmayan kolon da mutabakat yapmaz.
Beşinci. Döviz kolonlarının düşmesi. Yalnız TL karşılığı taşıyan bir ekstrede kur farkı görünmez; iki taraf farklı tarihin kurunu kullanmışsa fark açıklanamaz hâle gelir.
Altıncı. Ara toplam ve sayfalama. Rapor içine serpiştirilmiş ara toplamlar, karşılaştırmada gerçek hareket gibi sayılır ve bakiyeyi şişirir.
Bu tuzakların hepsi Excel'de elle düzeltilebilir — ama elle düzeltmenin bir maliyeti var. Panko'nun elektronik tablo hatalarına ilişkin saha denetimlerinde, incelenen operasyonel tabloların yaklaşık %94'ünde en az bir hata bulunmuştur. Gartner'ın Temmuz 2023'te 497 kişiyle yaptığı ankette de muhasebecilerin %18'i her gün, %33'ü haftada birkaç kez hata yaptığını söylüyor. Yani dosyayı temizlemek zorunda kaldığınız her tur, mutabakatın kendisine yeni bir hata kaynağı ekliyor.
Ekstre elinizde, karşı tarafınki tutmuyor — sırada ne var
Diyelim ki dosyayı doğru çıkardınız: yedi kolon yerinde, ara toplam yok, tarihler tek biçimde. Karşı taraf da kendi ekstresini gönderdi ve bakiyeler tutmuyor. Buradan sonrası artık bir export sorunu değil, eşleştirme sorunudur.
İşe üç şeyi eşitleyerek başlayın: kesit tarihi, para birimi ve kapsam. Sonra satır bazına inin. Bir faturanın karşılığı tek ödeme olmayabilir; bir ödeme birden çok faturayı kapatıyor, bir fatura kısmi ödemelere bölünmüş, bir havale iki cariye birden dağıtılmış olabilir. Yalnız bakiyeye bakarak yapılan kontrol bu durumların hiçbirini göstermez; bakiye tuttuğu hâlde satırların tutmadığı durum, mutabakatın en yanıltıcı hâlidir.
Elle çapraz kontrolün neden yöntem olmaktan çıktığını ülke ölçeğindeki belge hacmi de gösteriyor. Gelir İdaresi Başkanlığı'nın 2024 Faaliyet Raporu'na göre 2024'te yaklaşık 1 milyar e-fatura ve 11 milyar e-arşiv belgesi düzenlendi, e-fatura mükellefi sayısı 1.565.603'e ulaştı. Bunlar Türkiye geneli toplamlarıdır; tek bir şirketin mutabakat yükünü ölçmezler, ama belge trafiğinin hangi düzeye çıktığını gösterirler.
iFinances tam olarak bu noktada devreye giriyor. Defterinizden aldığınız ekstreyi, banka ekstresini ve e-fatura verisini aynı tabloya koyuyor; Logo, SAP, Mikro, Netsis, Luca, Zirve ya da düz Excel — kaynak fark etmiyor. Eşleştirme motoru FIFO ve faturaya özel kapamayı, kısmi ödeme bölmesini, toplu ödeme dağıtımını, kuruş farkı toleransını ve TCMB resmî kuruyla çapraz para birimini hesaba katıyor. Her eşleşmenin yanında neden eşleştiğinin yazılı gerekçesi duruyor: tutar örtüşüyor, tarih uyuyor, referans şu faturayı gösteriyor. Karşı tarafa güvenli bir bağlantı gönderip kendi ekstresini yükletebiliyorsunuz; karşı tarafın yazılıma ihtiyacı olmuyor. Sınırı da açıkça söyleyelim: iFinances defter tutmaz, kayıt üretmez ve hiçbir satırı kendi başına kapatmaz — öneri üretir, kararı siz verirsiniz. Yöntemin bütününü cari hesap mutabakatı sayfasında ve defter, banka ve e-fatura verisini birlikte kullanan üç kaynaklı mutabakat yazısında anlatıyoruz.
Bugün yapabileceğiniz en pratik iş şu: bir sonraki mutabakat turunda ekstreyi PDF'e ek olarak Excel çıkarın, yedi kolonu kontrol edin ve karşı taraftan da aynısını isteyin. Hazır bir çerçeveye ihtiyacınız varsa cari mutabakat formu şablonunu kullanabilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
SAP'de cari hesap ekstresini hangi işlem kodundan alırım?
Müşteri kalemleri için FBL5N, satıcı kalemleri için FBL1N kullanılır; bunlar SAP FI'nin standart kalem listeleme işlemleridir ve menü yolu kuruluma göre değişebilir. Her ikisinde de "tüm kalemler" (açık + kapalı) seçeneğini ve doğru anahtar tarihi seçin; yalnız açık kalem listesi mutabakat için eksiktir. Kolonları belge numarası, referans, atama, denkleştirme belgesi ve para birimini içerecek biçimde düzenleyip layout'u kaydedin, sonra elektronik tabloya aktarın. Bakiye özeti raporları satır vermez, yalnızca toplam verir.
PDF ekstre mutabakat için yeterli mi?
Bakiye bildirmek için yeterli, fark bulmak için değil. PDF bir görüntüdür: satırları süzemez, sıralayamaz, karşı tarafın dökümüyle yan yana koyamazsınız. Bakiyeler tutmadığı anda iş satır bazına iner ve o noktada Excel ya da CSV şarttır. Uygulamada en sağlıklısı ikisini birlikte göndermektir: imzalı PDF resmî nüsha, Excel çalışma kopyası.
Ekstrede borç ve alacak neden tek kolonda geliyor?
Bazı raporlar tutarı tek kolonda, yönü ise ayrı bir işaret ya da B/A harfiyle verir. Bu dosyayı olduğu gibi karşılaştırmaya sokarsanız tüm ödemeler ters yönde okunur. Mümkünse raporun "borç ve alacak ayrı kolon" seçeneğini kullanın; yoksa dosyayı devretmeden önce yön kolonunu açıkça tanımlayın ve toplamların ekstredeki bakiyeyle tutup tutmadığını kontrol edin.
Muhasebem Luca kullanıyor, ekstreyi ondan nasıl isteyeceğim?
Tek cümleyle isteyin: "Şu cari kod için, şu tarih aralığında, borç ve alacak ayrı kolonlu, belge numarası ve açıklama içeren, ara toplamsız Excel ekstre." Dövizli çalışıyorsanız döviz tutarı ve döviz cinsi kolonlarını da ekletin. Ön muhasebeyi siz tutuyor, resmî defteri müşavir tutuyorsa iki dökümün farklı çıkabileceğini baştan hesaba katın.
Ba-Bs kalktıktan sonra karşılaştırmayı neyin üzerinden yapacağız?
Form Ba-Bs bildirimi, 25.09.2024 tarihli Resmî Gazete'de yayımlanan 565 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği ile Eylül 2024 döneminden itibaren kaldırıldı. Geriye kalan zemin cari hesap ekstresidir; e-fatura verisi ve banka ekstresi de üçüncü ve dördüncü kaynak olarak eklenebilir. Bu yüzden ekstrenin makine tarafından okunabilir çıkması eskisinden daha önemli.
✦ iFinances — Görmediğini gör.
