Üç kaynaklı mutabakat
Üç kaynaklı mutabakat, defter ya da ERP kayıtlarının, banka ekstresinin ve e-fatura verisinin aynı tabloda birlikte karşılaştırılmasıdır. Amacı, iki kaynağın çeliştiği yerde hangisinin haklı olduğunu üçüncü kaynağa sordurmaktır.
Üç kaynak birbirinden bağımsız üretildiği için birlikte anlam kazanır. Defter şirketin kendi kaydıdır ve şirketin bakış açısını taşır. Banka ekstresi bankanın kaydıdır, şirket onu değiştiremez. e-Fatura verisi ise belgenin resmî elektronik nüshasıdır; Gelir İdaresi Başkanlığı'nın 2024 verilerine göre yaklaşık 1 milyar e-fatura ve 11 milyar e-arşiv belgesi düzenlenmiş, e-fatura mükellefi sayısı 1.565.603 olmuştur, yani belge tarafı Türkiye'de büyük ölçüde elektronik ve karşılaştırılabilir durumdadır. iFinances bu üç kaynağı tek tabloda buluşturur; veriler dosya yüklemesiyle de sistemin sunduğu doğrudan bağlantıyla da gelebilir, hangi yolun kullanılacağı kurulumda birlikte seçilir.
İki kaynaklı karşılaştırma çoğu zaman asıl soruyu cevapsız bırakır. Defter ile karşı tarafın ekstresi tutmadığında elinizde iki iddia vardır ve hangisinin doğru olduğunu söyleyecek bir hakem yoktur; yazışma da genellikle iki tarafın kendi ekranını tekrar etmesiyle sürer. Üçüncü kaynak bu hakemliği yapar. Fatura gerçekten düzenlenmiş mi sorusunu e-fatura verisi, para gerçekten hareket etmiş mi sorusunu banka ekstresi cevaplar. Böylece fark listesi anlaşamadık satırlarından çıkar; eksik belge, yanlış cariye yazılmış ödeme, iki kez kaydedilmiş fatura gibi adreslenebilir başlıklara döner ve her satır bir sahibe bağlanabilir.
Yanlış bilinen yön, bunun üç kat iş demek olduğudur. Uygulamada tersi olur: kaynaklar ayrı ayrı incelendiğinde her fark için elle kanıt aranırken, üçü aynı tabloda durduğunda farkın nedeni satırların çoğunda kendiliğinden görünür. İkinci karıştırılan nokta, bunun bir resmî bildirim yerine geçtiği sanılmasıdır. Türkiye'de alıcı ve satıcının karşılıklı bildirimine dayanan Form Ba-Bs, 565 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile (Resmî Gazete 25.09.2024, sayı 32673) Eylül 2024 döneminden itibaren kaldırılmıştır. Üç kaynaklı mutabakat bu bildirimin yerine geçen bir yükümlülük değil, şirketin kendi iç kontrolüdür.
Örnek
Kurgu bir örnek. Bir tedarikçi 480.000 TL alacağı olduğunu bildiriyor, sizin defterinizde borç 435.000 TL görünüyor; aradaki fark 45.000 TL. Banka ekstresinde bu tutarda bir ödeme yok, dolayısıyla açıklama para tarafında değil. e-Fatura verisinde ise aynı döneme ait, tutarı tam 45.000 TL olan ve defterinize hiç kaydedilmemiş bir gelen fatura duruyor. Üç kaynak yan yana konduğunda fark anlaşmazlık olmaktan çıkıp kayda alınmamış fatura olarak adlandırılıyor ve tek bir muhasebe kaydıyla kapanıyor. Rakamlar örnektir.
30 dakika. Kendi verinizle.
Canlı demo. Hiçbir taahhüt yok.
- Canlı demo — slayt değil, sistem
- Hazırlık yok, anında gösterim
- Size özel fiyat teklifi e-postanızda