Dönem sonu kapanış
Dönem sonu kapanış, bir ayın, çeyreğin ya da yılın muhasebe kayıtlarının tamamlanıp defterlerin o dönem için kilitlenmesi ve finansal tabloların üretilmesi sürecidir. Kapanış tamamlanmadan önce banka, cari ve fatura mutabakatlarının bitmiş olması beklenir.
Kapanış tek bir düğmeye basmak değil, sıraya dizilmiş bir işler listesidir. Kesim tarihinden sonra gelen belgelerin doğru döneme atılması, tahakkuk ve karşılıkların kaydı, yabancı para bakiyelerin dönem sonu kuruyla değerlenmesi, stok ve amortisman kayıtları, ardından mizanın alınması ve tabloların üretilmesi. Bu adımların çoğu birbirine bağlıdır: cari hesaplar mutabık değilken alınan mizan teknik olarak denk çıkabilir ama üzerine rapor yazılamaz. Çünkü toplamın tutması, satırların doğru yerde durduğu anlamına gelmez. Türkiye'de takvime dışarıdan gelen sabit noktalar da vardır: satış belgeleri e-Fatura ve e-Arşiv olarak dolaşır, yasal defterler e-Defter olarak elektronik ortamda saklanır ve beratlanır.
Kapanışın uzamasının nedeni genellikle kayıt girmek değil, farkı aramaktır. Banka ekstresiyle defter arasındaki açıklanmamış hareketler, karşı taraftan gelmeyen mutabakat cevapları, hangi faturaya yazılacağı belli olmayan tahsilatlar son üç güne yığılır. APQC kıyaslamalarında aylık kapanış üst çeyrekte 4,8 gün, medyanda 6,4 gün, alt çeyrekte 10 günün üzerindedir. Ventana Research'ün 2023 bulgusuna göre kuruluşların %58'i ayı altı iş günü içinde kapatıyor, mutabakatlarının çoğunu otomatikleştirenlerin oranı ise %31. Sürekli mutabakat, bu işi ay sonuna yığmak yerine veri geldikçe eritme yaklaşımıdır. Ay içinde eritilen her açık kalem, kapanış gününden düşen bir saattir.
En yaygın yanlış, kapanış performansını yalnızca gün sayısıyla ölçmektir. Beş günde kapanan ama sonraki ay yedi düzeltme fişi giren bir ekip, sekiz günde kapanan ve hiç düzeltme girmeyen ekipten daha iyi durumda değildir. İkinci yanlış, kapanışın defteri kilitlemekle bittiğini sanmaktır: dönem yeniden açılabiliyorsa, yeniden açma kararı gerekçesiyle birlikte kayda geçmelidir. Üçüncüsü, mutabakatı kapanışın bir adımı saymaktır; oysa mutabakat kapanışın girdisidir, çıktısı değil. Dördüncüsü, kapanışın yalnızca muhasebenin işi sayılmasıdır; karşı taraftan gelmeyen bir mutabakat cevabını hızlandıracak kişi çoğu zaman satış ya da satın alma tarafındadır.
Örnek
Kurgu bir senaryo; rakamlar örnektir. Bir şirket martı sekiz iş gününde kapatıyor ve son iki gün tamamen fark aramaya gidiyor. Ay içinde eşleştirme sürekli yapıldığında kapanış gününe yalnızca üç açık kalem kalıyor: 18.700 TL tutarında geç ulaşmış bir alış faturası, 4.320 TL kur farkı ve açıklaması boş gelen 9.150 TL'lik bir havale. Üçü de kapanış gününün ilk yarısında çözülüyor; kapanış beş iş gününe iniyor. Kazanılan üç gün kayıt hızından değil, aranmayan farktan geliyor.
30 dakika. Kendi verinizle.
Canlı demo. Hiçbir taahhüt yok.
- Canlı demo — slayt değil, sistem
- Hazırlık yok, anında gösterim
- Size özel fiyat teklifi e-postanızda