e-Fatura
e-Fatura, alıcısı da sistemde kayıtlı olan mükelleflere düzenlenen ve iki taraf arasında Gelir İdaresi Başkanlığı'nın altyapısı üzerinden iletilen faturadır. Kâğıt faturanın taranmış hâli değildir; düzenlenmesi, iletilmesi ve saklanması baştan sona elektroniktir.
e-Fatura, alıcı ile satıcı arasında e-postayla ya da kargoyla değil, sistem üzerinden dolaşır. Belge bir kez düzenlenir, karşı tarafın gelen kutusuna düşer ve iki taraf da aynı belgeyi aynı numarayla görür. GİB'in 2024 verilerine göre Türkiye'de 1.565.603 e-fatura mükellefi bulunuyor ve yıl içinde yaklaşık 1 milyar e-fatura düzenlendi. Bu ölçekte finans ekibinin masasına gelen şey tek tek belgeler değil, aylık gelen ve giden fatura listeleridir. Bu listeler iFinances'a iki yoldan gelir ve iki yol da hazırdır: muhasebe ya da ERP sisteminizin standart dışa aktarımını Excel veya CSV olarak yüklersiniz ya da sistemin sunduğu doğrudan bağlantı kullanılır. Hangisinin kullanılacağı kurulumda müşteriyle birlikte seçilir.
Mutabakatta e-fatura üçüncü ve en tarafsız kaynaktır. Defter kaydı sizin yorumunuzdur, banka hareketi paranın izidir; e-fatura ise iki tarafın da aynı anda gördüğü belgedir. Gelen ve giden fatura listelerini defter kayıtlarıyla yan yana koyduğunuzda üç tipik boşluk ortaya çıkar: sistemde olup deftere hiç işlenmemiş fatura, defterde olup karşılığı belge bulunmayan kayıt ve tutarı belgeden farklı girilmiş kayıt. iFinances bu üç kaynağı aynı tabloda eşleştirir, her eşleşmenin yanına yazılı gerekçesini koyar ve hiçbir satırı kendi başına kapatmaz. Eşleştirme belge numarası, tarih ve tutar üzerinden yürür; kuruş toleransı ve dövizli faturalarda TCMB resmî kuru devreye girer. Kalan istisnalar dönem sonunu beklemeden listelenir, böylece fark ay kapanırken değil doğduğu gün görünür.
En sık karıştırılan nokta, faturanın kesilmiş olmasının tahsil edildiği anlamına gelmesidir; e-fatura bir borcun doğduğunu gösterir, kapandığını değil. İkincisi belge türüdür: alıcı e-fatura mükellefi değilse aynı satış e-Arşiv olarak düzenlenir, dolayısıyla yalnız e-fatura listesine bakan bir mutabakat satışların bir kısmını hiç görmez. Üçüncüsü statüdür; ticari senaryoda düzenlenen belgelerde karşı taraf uygulama yanıtıyla kabul ya da red bildirebilir, temel senaryoda ise böyle bir yanıt beklenmez ve itiraz sistem dışı yollarla yürür. Her iki durumda da sizin tarafınızda düzenlenmiş görünen bir belge karşı tarafın kaydında farklı bir statüde durabilir. Son olarak e-Fatura ile e-Defter aynı şey değildir: biri karşı tarafla aranızdaki belge, diğeri kendi yasal defterinizin tutulma biçimidir.
Örnek
Bir tedarikçiye ait gelen fatura listesinde Ağustos ayı için 42 belge ve 3.180.500 TL tutar görülüyor. Aynı dönemde defterdeki tedarikçi hesabına 41 fatura ve 3.130.500 TL işlenmiş. Fark tek bir belgeden geliyor: 50.000 TL'lik fatura sistemde var, muhasebeye hiç düşmemiş. Karşı tarafın ekstresinde bu belge yer aldığı için bakiye farkı da 50.000 TL çıkıyor; fatura numarası eşleştiğinde farkın tamamı tek satıra iniyor. Rakamlar örnektir. Aynı listede ikinci bir uyarı daha çıkabilir: ticari senaryoda düzenlenmiş bir belge karşı tarafın uygulama yanıtıyla reddedildiği hâlde sizin tarafınızda açık görünüyorsa, bu fark bakiyeye değil statüye bağlıdır ve yazışmayla kapanır.
İlgili terimler
30 dakika. Kendi verinizle.
Canlı demo. Hiçbir taahhüt yok.
- Canlı demo — slayt değil, sistem
- Hazırlık yok, anında gösterim
- Size özel fiyat teklifi e-postanızda