e-Arşiv

Bir satışın e-Fatura mı e-Arşiv mi olacağını, satıcının tercihi değil alıcının durumu belirler. Karşı taraf sistemde kayıtlıysa belge e-Fatura, değilse e-Arşiv olarak düzenlenir. Bu yüzden e-Arşiv özellikle son tüketiciye, küçük işletmelere ve henüz kapsama girmemiş mükelleflere yapılan satışların belgesidir. Hacmi de buna göre büyüktür: GİB'in 2024 verilerine göre Türkiye'de yaklaşık 11 milyar e-arşiv belgesi düzenlendi, aynı yıl düzenlenen yaklaşık 1 milyar e-faturanın çok üzerinde. Hacim tek başına bir cari hesap hakkında bir şey söylemez; mutabakat açısından belirleyici olan, aynı karşı tarafa yapılan satışların iki kanala bölünebilmesidir.

Mutabakat açısından kritik nokta şudur: giden fatura tablonuz iki kanaldan beslenir ve yalnız birine bakmak eksik tablo üretir. Bir müşteri yıl içinde e-Fatura kapsamına girdiyse, aynı cari hesabın satışları dönemin bir kısmında e-Arşiv, kalanında e-Fatura olarak görünür; iki liste birleştirilmeden cari bakiye asla tutmaz. iFinances giden fatura listesini bu iki kanalı ayırmadan defter kayıtları ve banka hareketleriyle aynı tabloda eşleştirir; her satırın hangi belgeye, hangi tahsilata ve hangi gerekçeyle bağlandığı yazılı durur. Listeler Excel veya CSV olarak yüklenebilir ya da sistemin sunduğu doğrudan bağlantı kullanılabilir; hangi yolun kullanılacağı kurulumda birlikte seçilir. Eşleştirme belge numarası, tarih ve tutar üzerinden yürür; kısmi ödemeler bölünür, toplu tahsilatlar faturalara dağıtılır ve kuruş toleransı uygulanır. Sonuçta bakiye eşitliği değil, satır düzeyinde açıklanmış bir tablo kalır.

Adındaki 'arşiv' kelimesi yanıltıcıdır: e-Arşiv bir saklama yöntemi değil, bir fatura türüdür ve hukuken fatura hükmündedir. İkinci yanılgı, e-Arşiv faturaların mutabakat dışı sayılmasıdır; kurumsal bir müşteriye e-Arşiv olarak kesilen fatura da o müşterinin cari hesabında borç doğurur. Üçüncüsü iptal ve iade akışıdır: e-Arşiv tarafında iptal, karşı tarafın uygulama yanıtına bağlı değildir, dolayısıyla iptal edilmiş bir belge sizin listenizde görünüp müşterinin kaydında hiç bulunmayabilir. Bu tür farklar tutar hatası değil, statü farkıdır. Dördüncü bir ayrım da şudur: e-Arşiv ile e-Defter karıştırılmamalıdır. İlki karşı tarafa düzenlediğiniz belgedir, ikincisi kendi yasal defterinizin elektronik biçimde tutulmasıdır.