Açık fatura

Bir fatura, ödemesi hiç yapılmadığında veya yapılan ödeme tutarı tam karşılamadığında defterde açık kalır. Tek düzen hesap planında alacaklar 120 Alıcılar hesabının borç tarafında, borçlar 320 Satıcılar hesabının alacak tarafında kapanmamış satırlar olarak taşınır. Muhasebe programlarının çoğu bu kalemleri açık kalem listesi ya da alacak yaşlandırma raporu adıyla verir; bu iki rapor aynı kümeyi farklı sıralarla gösterir, yaşlandırma raporu faturaları vade gününe göre gruplar. Cari hesap ekstresi ise daha geniş bir kümedir: kapanmış hareketleri ve ödemeleri de tarih sırasıyla borç ve alacak sütunlarında listeler. Fatura kapandığı anda açık kalem listesinden düşer ve cari bakiyeyi azaltır; kapanmış kayıtlar defterde olduğu gibi durmaya devam eder. Bir faturanın açık sayılması için karşı tarafın onu görmüş olması da gerekmez; belge sizin defterinizde varsa ve kapanmamışsa açıktır.

Mutabakatta asıl soru bakiyenin değil, hangi faturanın açık olduğunun iki tarafta aynı olup olmadığıdır. Sizde açık görünen bir fatura karşı tarafta kapanmış olabilir: ödeme başka bir faturaya yazılmış, iade faturasıyla netleştirilmiş, avanstan mahsup edilmiş ya da havale açıklamasız geldiği için hiçbir faturaya bağlanmamış olabilir. Bu yüzden ciddi bir mutabakat iki toplamı değil iki listeyi satır satır karşılaştırır; her eşleşmenin yanında hangi ödemenin hangi faturayı hangi tutarla kapattığı yazılı olarak durmalıdır. Kısmi ödemede fatura kapanmaz, yalnız kalan tutar kadar açık kalmaya devam eder ve bu kalan çoğu farkın kaynağıdır. Karşı tarafın ekstresini yükleyip kendi listenizle yan yana koymak, farkın hangi belgede oluştuğunu tek bakışta gösterir.

Açık fatura ile vadesi geçmiş fatura sık karıştırılır: vadesi henüz gelmemiş bir fatura da açıktır ve ortada gecikme yoktur. İkinci karışıklık e-Fatura tarafında yaşanır; belgenin karşı tarafça kabul edilmiş olması onu kapanmış saymaya yetmez, kabul belgenin geçerliliğiyle ilgilidir, ödemeyle değil. Üçüncüsü de en pahalısıdır: iki tarafın bakiyesinin eşit çıkması listelerin aynı olduğu anlamına gelmez. Birbirini götüren iki hata varsa toplam tutar tutar, satırlar tutmaz ve fark ancak biri tahsil edilmeye çalışıldığında ortaya çıkar. Dördüncü bir yanılgı da yaşlandırmayla ilgilidir: bir fatura yanlış ödemeye bağlandığında yaşlandırma raporu yaşlı kalemi genç, genç kalemi yaşlı gösterir ve tahsilat önceliği yanlış kurulur.

Açık fatura listesi mutabakatın hem girdisi hem çıktısıdır: dönem sonunda kalan liste, bir sonraki dönemin açılış bakiyesini oluşturur. Bu yüzden kapatılmadan devreden her hatalı satır bir sonraki döneme aynen taşınır ve zamanla kaynağı unutulan bir bakiye farkına dönüşür.