e-Defter

e-Defter, muhasebe programınızdaki kayıtların idarenin belirlediği biçimde elektronik defter dosyalarına dönüştürülmesi, bu dosyaların dönemsel beratının oluşturulup idareye yüklenmesi ve orada onaylanmasıdır; defter dosyalarının kendisi sizde saklanır. Yani yeni bir muhasebe yöntemi değil, mevcut yevmiye kayıtlarının yasal biçimidir. Fatura tarafındaki e-Fatura ve e-Arşiv karşı tarafla aranızdaki belgelerken, e-Defter tamamen kendi tarafınızdadır: karşı taraf onu görmez, denetim görür. Bu ayrım, üç belge türünün neden farklı işler yaptığını anlamanın en kısa yoludur. Uygulamada finans ekibinin gündelik işi de değişmez: kayıt yine muhasebe programında atılır, e-Defter bu kayıtların dönemsel çıktısını üretir.

Mutabakat, e-Defter dosyasının üzerinde değil, o dosyayı besleyen kayıtların üzerinde yapılır. Cari hesap mutabakatında kullanılan şey muavin defter dökümü, cari hesap ekstresi ve fatura listeleridir; e-Defter bunların dönem sonundaki yasal fotoğrafıdır. Doğru sıra da buradan çıkar: fark önce bulunur ve gerekçesiyle açıklanır, düzeltme kaydı sonra atılır, dönem en son kapatılır. iFinances defter tutmaz, kayıt üretmez ve hiçbir satırı kendi başına kapatmaz; yaptığı iş, defter kayıtlarını banka ekstresi ve fatura verisiyle aynı tabloda eşleştirip açıklanamayan satırları yazılı gerekçeyle önünüze koymaktır. Kayıtlar Excel veya CSV olarak yüklenebilir ya da sistemin sunduğu doğrudan bağlantı kullanılabilir; hangi yolun kullanılacağı kurulumda birlikte seçilir. Böylece dönem kapanırken elinizde yalnız bir bakiye değil, her satırın hangi belgeye ve hangi tahsilata bağlandığını gösteren bir iz kalır.

En sık yapılan hata, beratı alınmış bir dönemi mutabık sayılmış kabul etmektir. Berat defterin bütünlüğüne ilişkindir; içindeki cari hesapların karşı tarafın kayıtlarıyla tuttuğuna dair hiçbir şey söylemez. İkinci hata, e-Defter'e geçişin mutabakat yükünü azalttığını düşünmektir; kapanmış bir dönemi geriye dönük düzeltmek serbest bir Excel hücresini değiştirmeye benzemediği için, farkı dönem içinde yakalamanın değeri artar. Üçüncüsü ise ad benzerliğidir: e-Defter ile e-Fatura ve e-Arşiv birbirinin yerine kullanılamaz. Dördüncü nokta ise mutabakatın kanıt tarafıdır: denetim, dosyanın kendisinden çok farkların nasıl açıklandığını sorar.