KDV tevkifatı

Tevkifat, belirli teslim ve hizmetlerde KDV'nin tamamının değil, belirlenen bir oranının satıcıya ödenmesi esasına dayanır; bazı işlemlerde ise verginin tamamı alıcı tarafından beyan edilir. Satıcı faturayı hesaplanan KDV'nin tamamıyla düzenler; belgenin üzerinde tevkif edilen KDV ile tahsil edilecek toplam tutar ayrı satırlarda gösterilir. Alıcı, tevkif ettiği kısmı kendi beyannamesiyle vergi dairesine öder ve satıcıya yalnız kalan kısmı gönderir. Kayıt belgenin kendi mantığıyla, yani tahsil edilecek tutar üzerinden kurulduğunda cari hesap ile banka hareketi birbirini tutar ve tevkifat kaynaklı bir fark doğmaz. Fark, kayıt ya da dışa aktarım belgenin brüt toplamı üzerinden yapıldığında ortaya çıkar. Tevkifatlı belgeler çoğunlukla e-fatura olarak geldiği için tevkifat satırı belgenin kendisinde okunabilir; sorun, bu satırın cari hesap ekstresine taşınırken kaybolmasıdır. Ekstreyi hazırlayan program çoğu zaman yalnız borç ve alacak sütunlarını dışa aktarır, faturanın vergi kırılımını taşımaz. Böylece karşı tarafa gönderdiğiniz belge, farkın nedenini içinde saklamış olur. İki taraf faturayı farklı tabanla kaydettiğinde, yani biri brüt toplamla diğeri tahsil edilecek tutarla, iki defter daha ilk kayıtta ayrışır.

Mutabakatta tevkifat klasik bir sahte fark üreticisidir. Fatura ekstreye brüt toplamıyla taşındığında ödeme tevkifat düşülmüş tutarla geldiği için, yalnız tutara bakan bir eşleştirme kuralı ödemeyi faturayla eşleştirmez; kalan bakiye açık kalem gibi durur ve yaşlandırma raporunda ay ay yaşlanır. İki taraf farklı kayıt alışkanlığı taşıdığında tablo daha da karışır: bir taraf faturayı belgedeki tahsil edilecek tutarla kaydeder, diğer taraf brüt toplamla borçlandırıp tevkifatı ayrı bir kalem olarak açar. Toplu ödemelerde etki katlanır, çünkü tek havalenin içinde hem tevkifatlı hem tevkifatsız faturalar bulunur ve havale tutarı hiçbir faturanın tam karşılığı değildir. Doğru okuma, farkın tutarını faturadaki tevkifat satırıyla karşılaştırmak ve eşleşmeyi yazılı gerekçesiyle birlikte kayda geçirmektir; gerekçesi olmayan bir eşleşme bir sonraki dönemde yeniden tartışılır. Tevkifatın oranı sabit bir yüzde gibi ezberlenemez; işlem türüne göre değiştiği için her faturada belgenin kendi satırına bakmak gerekir. Fark bir kez doğru adlandırıldığında aynı tedarikçinin sonraki faturalarında da otomatik olarak tanınır.

En sık karıştırılan nokta, tevkifatın bir indirim ya da eksik ödeme sanılmasıdır. Karşı taraf borcunun tamamını kapatmıştır, yalnız bir kısmını size değil vergi dairesine ödemiştir; dolayısıyla bu bir tahsilat sorunu değil bir kayıt sorunudur. İkinci karışıklık, tevkifat farkının kur farkı veya iskonto ile aynı torbaya atılmasıdır; üçü de bakiyeyi bozar ama kaynakları ve düzeltme yolları farklıdır. Üçüncüsü, farkın her seferinde elle kapatılmasıdır: kalem kapanır ama neden kapandığı hiçbir yerde yazmadığı için denetimde aynı soru yeniden sorulur. Faturanın e-fatura verisindeki tevkifat satırını, defterdeki borç kaydını ve bankadaki tahsilatı yan yana koymak farkın kaynağını tek bakışta ayırır. iFinances bu üç kaynağı aynı tabloda eşleştirir, farkı işaretler ve gerekçesini yazar; defter tutmaz, hiçbir satırı kendi başına kapatmaz, kararı finans ekibi verir. Sürekli mutabakatta bu kontrol dönem sonunu beklemez: fatura ve banka hareketi geldikçe tevkifat farkı ayrı bir istisna kovasında toplanır, böylece ay sonunda kapatılacak liste kısalır.