İade faturası

İade faturası mal geri gönderildiğinde, hizmet kısmen verilmediğinde, fiyat sonradan düzeltildiğinde veya faturaya yanlış bir kalem girdiğinde gündeme gelir. Türkiye'deki yaygın uygulamada belgeyi alıcı kendi adına düzenler ve satıcının cari hesabına ters yönde bir kalem olarak girer; bazı durumlarda satıcı düzeltme amaçlı yeni bir belge keser. Hangi yol izlenirse izlensin, belge çoğunlukla e-fatura ya da e-arşiv olarak dolaşır, yani iki tarafın da elinde aynı numarayla bir kayıt bulunur. Buna rağmen defterdeki görünümü aynı olmayabilir: bir taraf iadeyi ayrı bir satır olarak açar, diğer taraf doğrudan asıl faturanın tutarını düşürür. Uyuşmazlık tam bu noktada başlar. Belge tipini karıştırmamak da önemlidir; bir iade faturası ile bir alacak dekontu aynı sonucu doğuruyor gibi görünse de kaynakları ve kayıt yolları ayrıdır. İade tarihinin hangi döneme düştüğü de iki tarafın raporunu ayrıştırabilir.

Mutabakatta iade faturasının rolü, bir açık kalemin tutarını değiştirmesidir. Ödeme artık asıl faturanın tam tutarına değil, iade sonrası kalan tutara denk gelir; tutar eşitliğine dayanan bir eşleştirme bu ödemeyi tanıyamaz. Karşı taraf iadeyi asıl faturayla netleştirip tek satır gösterdiğinde durum daha da zorlaşır, çünkü sizin ekstrenizde iki satır, onunkinde bir satır vardır. Bakiye toplamı tutuyor olsa bile satırlar tutmaz ve fark bir sonraki döneme taşınır. Tarih de ayrı bir tuzaktır: iade genellikle asıl faturadan sonraki bir dönemde düzenlenir, bu yüzden dönem kesitine göre iki tarafın bakiyesi meşru biçimde farklı olabilir. Kısmi iadelerde etki daha sinsidir: fatura kapanmaz, üzerinde küçük bir bakiye kalır ve bu bakiye aylarca açık kalem listesinde durur. Toplu ödemelerde ise tek havale, içinde iade düşülmüş ve düşülmemiş faturaları birlikte taşır; havale tutarı hiçbir faturanın tam karşılığı değildir. Kayıt hangi tarafta açılırsa açılsın, bağ yazılı olmalıdır.

En sık yapılan yanlış, iade faturasını bir iskonto ya da alacak dekontuyla aynı şey saymaktır. İskonto çoğunlukla asıl faturanın içinde yer alır, iade ise bağımsız bir belgedir ve kendi numarası, kendi tarihi vardır. İkinci yanlış, iadeyi mutabakat farkı kovasına atıp kapatmaktır: fark açıklanmış olmaz, yalnız görünmez hale gelir ve denetimde aynı soru yeniden sorulur. Doğru yaklaşım, iade belgesini asıl faturayla açıkça ilişkilendirmek, kalan tutarı yeniden hesaplamak ve bu bağı yazılı gerekçesiyle saklamaktır. iFinances iade kalemlerini asıl faturayla ilişkilendirir, kalan açık tutarı gösterir ve gerekçeyi eşleşmenin yanına yazar; defter tutmaz, hiçbir satırı kendi başına kapatmaz. Veriyi platforma taşımanın iki yolu da hazırdır: fatura ve iade listelerini Excel ya da CSV olarak yükleyebilir, ya da bu verinin durduğu sisteme doğrudan bağlanabilirsiniz; hangi yolun kullanılacağı kurulumda birlikte seçilir. Böylece iade kalemi ilk günden itibaren doğru faturaya bağlanır.