Ay sonu, gelen kutunuza bir tedarikçiden mutabakat mektubu düştü: tek bir rakam ve iki kutucuk, mutabıkız ya da mutabık değiliz. Mutabakat mektubu nasıl cevaplanır sorusunun kısa cevabı şudur: önce kesit tarihini, para birimini ve hesabı kontrol edin; aynı kesitle kendi ekstrenizi çekin; bakiye tutsa bile satırlara bakın; tutmuyorsa kendi bakiyenizi, farkı ve farkı açıklayan kalemleri belge numarasıyla yazan gerekçeli bir "mutabık değiliz" cevabı verin; cevabı yetkili kişiye imzalatıp saklayın.
Mutabakat mektubu üzerine yazılanların neredeyse tamamı gönderen tarafa seslenir. Bu yazı masanın öbür tarafı için: mektubu alan muhasebe çalışanı, finans müdürü ya da müşavir için bir saha rehberi. Kutucuk bir sonuçtur; asıl cevap, iki defterin karşılaştırılmasının yazılı kaydıdır.
"Mutabık değiliz" demek, karşı tarafın bildirdiği bakiyenin sizin kayıtlarınızla örtüşmediğini beyan etmektir. Kavga değil, bir karşılaştırma davetidir; iyi yazılmış bir cevap farkı çözmenin en kısa yoludur.
Cevaplamadan önce: kesit tarihi, para birimi, hesap ve kendi ekstreniz
Rakama bakmadan önce üç şeyi okuyun:
- Kesit tarihi. "… tarihi itibarıyla" ifadesi hangi günü gösteriyor? 31 Mart bakiyesini 15 Nisan'a uzanan bir dökümle kıyaslamak çoğu zaman fark üretir.
- Para birimi. Dövizli carilerde bakiye her para birimi için ayrı sorulur. Euro bakiyesini defterinizdeki TL karşılığıyla kıyaslarsanız kur sapması gerçek fark gibi görünür; döviz satırını döviz satırıyla karşılaştırın.
- Hesap ve unvan. Mektup hangi unvana, VKN'ye, şubeye ait? Grup şirketlerinde ya da aynı firma hem müşteri hem tedarikçiyse doğru cari kartı açtığınızdan emin olun.
Mektubun türüne de bakın (ayrım denetimdeki teyit uygulamasından gelir): olumlu mektup her durumda cevap ister, olumsuz mektup yalnızca mutabık değilseniz cevap bekler, bakiyesiz mektup rakamı sizin yazmanızı ister. Kısa tanım için teyit mektubu sözlük maddemize bakabilirsiniz. Olumsuz mektuptaki "süresinde cevap gelmezse mutabık sayılırsınız" kaydı kendiliğinden TTK m.94 sonucunu doğurmaz; aşağıdaki TTK 94 bölümüne bakın.
Mektup bağımsız denetim kapsamında gönderilmiş bir teyit talebiyse (denetlenen şirketin yetkilendirmesini içerebilir ve cevabın denetçiye verilmesini ister) ayrı bir süreç işler: olumlu da olumsuz da teyit talebinde yanıt doğrudan denetçiye verilir; cevabı mektupta gösterilen denetçi adresine gönderin. Bu süreci ve üç mektup türünün denetimdeki karşılığını dış teyit mektubu yazımızda anlattık.
Ardından kendi ekstrenizi aynı kesitle, devir bakiyesi dahil çekin. Ayna kuralını unutmayın: karşı tarafın defterindeki borç bakiyesi, sizin defterinizde aynı tutarda alacak bakiyesidir. (B) ve (A) harflerinin okunuşunu cari hesap ekstresi rehberimizde anlattık; kısa tanım sözlükte.
Bakiye tutuyorsa: "mutabıkız" demeden önce satırlara bakın
İki bakiye aynı çıktı. Kutucuğu işaretlemek cazip; ama bakiye bir toplamdır ve toplam, satırlar hakkında bilgi saklar. Deftere hiç girmemiş bir fatura ile aynı tutarda deftere hiç girmemiş bir ödeme birbirini götürür ve bakiyeyi kuruşu kuruşuna doğru gösterir. Bu tuzağı bakiye tutuyor ama satırlar tutmuyor yazımızda ayrıntılı işledik.
Pratik yaklaşım: yoğun çalışılan carilerde onaydan önce en azından önemli tutarlı belgeleri ve kesit tarihine yakın hareketleri karşı tarafın dökümüyle eşleştirin. Karşı taraf yalnızca bir rakam gönderdiyse hareket dökümünü istemek makul bir taleptir.
Onay sıradan bir işlem değildir. Yazılı cari hesap sözleşmesine dayanan ilişkilerde TTK m.90, hesap devresi sonunda tanınan bakiyenin yeni hesap devresine ait bir kalem olarak hesaba geçirileceğini düzenler. Sözleşme olmasa bile imzaladığınız onay, ileride bir uyuşmazlıkta delil olarak önünüze gelebilir.
Mutabıkız cevabı: mutabakat formu nasıl doldurulur?
Satırlar da tutuyorsa formu eksiksiz doldurun:
- Kesit tarihi ve para birimi: mektuptakiyle aynı olduğunu teyit edin.
- Onaylanan bakiye ve yön: tutarı ve borç (B) / alacak (A) yönünü kendi ekstrenizle karşılaştırarak yazın; formun yönü hangi tarafın defterine göre sorduğuna dikkat edin. Bakiyesiz mektupta rakamı siz doldurursunuz.
- Varsa not: onayla birlikte belirtmek istediğiniz bir kalem varsa (örneğin kesit tarihine yakın bir belge) belge numarasıyla yazın.
- İmza bloğu: ad soyad, unvan, tarih, kaşe ve yetkili imzası.
Bakiye tutmuyorsa mutabakat mektubu nasıl cevaplanır? Mutabık değiliz örnek metni
Hazır formların çoğu alan tarafa tek satır bırakır: "Bize göre bakiye …… TL'dir." Bu satır farkı bildirir ama çözmez; farkı çözen, gerekçedir. Aşağıdaki iskeleti e-posta, antetli yazı ya da e-imzalı belge olarak kullanabilirsiniz:
- Konu: … tarihli mutabakat mektubunuz hakkında (kesit tarihi: …, para birimi: …)
- Beyan: Belirtilen kesit tarihi itibarıyla bildirdiğiniz bakiye ile mutabık değiliz.
- Kayıtlarımızdaki bakiye: … tutar, para birimi ve yön (borç / alacak).
- Fark: Bildirdiğiniz bakiye ile kayıtlarımızdaki bakiye arasındaki tutar.
- Farkı açıklayan kalemler: her kalem için belge no, belge tarihi, tutar, para birimi ve durum: "bizde kayıtlı, sizde görünmüyor", "sizde kayıtlı, bizde görünmüyor", "tutar farklı" ya da "yolda".
- Açıklanamayan kalan fark: … (varsa). Bu tutar için ilgili dönemin hareket dökümünü rica ederiz.
- Talep: Kalemleri kontrol ederek güncel bakiyenizi bu adrese iletmenizi rica ederiz.
- İmza: ad soyad, unvan, tarih.
İskeletin e-posta gövdesine dökülmüş hâli için mutabakat maili örneklerindeki farklı bakiye itirazı şablonuna bakabilirsiniz.
Temsilî bir örnek: tedarikçi, kendi defterine göre sizden 184.600 TL alacaklı olduğunu bildiriyor; sizin defteriniz 152.100 TL borç gösteriyor. Fark 32.500 TL. Cevabınızda iki kalem var: kesit günü bankanızdan çıkıp tedarikçiye ertesi gün geçen 20.000 TL'lik havale (yolda) ve sizde kayıtlı ama tedarikçide görünmeyen 12.500 TL'lik iade faturası. İki kalem farkın tamamını açıklıyor.
Fark bu kadar kolay dağılmıyorsa cari hesap tutmuyorsa bakılacak 9 neden yazımızı kontrol listesi olarak kullanın.
Yol farkı mı, gerçek fark mı?
Her fark bir hata değildir. Kesit günü sizden çıkıp karşı tarafa ertesi gün geçen bir havale, karşı tarafın henüz işlemediği bir fatura, henüz ulaşmamış bir iade faturası: bunlar iki defterin zamanla aynı yere varacağı kalemlerdir, yani yol farkı (zamanlama farkı). Kimsenin düzeltme kaydı atması gerekmez; cevapta belge numarası ve tarihiyle mutabakat kalemi olarak listelenir, karşı taraf kaydettiğinde kapanır.
Gerçek fark ise kendiliğinden kapanmaz: eksik ya da mükerrer kayıt, yanlış cari karta işlenmiş hareket, tutar veya yön hatası. Taraflardan birinin kaydını düzeltmesi gerekir; muhasebe tarafını mutabakat farkı hangi hesaba atılır yazımızda ele aldık. Pratik bir işaret: yol farkları kesit tarihine yakın tarihlidir. Kesitten haftalar önceki bir belgenin "yolda" olması beklenmez.
Aynı ayrım bağımsız denetimde de yapılır. BDS 505 Dış Teyitler standardı, farklılık işaret eden yanıtı "istisna" olarak tanımlar ve bazı istisnaların yanlışlık göstergesi olmayabileceğini, farklılıkların zamanlamadan kaynaklanabileceğini kabul eder. Cevabınızda yol farkını gerçek farktan ayırmak, karşı tarafın ve varsa denetçisinin işini kısaltır.
Mutabakat mektubu cevabını kim imzalar, nasıl gönderilir, nerede saklanır?
İmza. Cevap hukuki sonuç doğurabilecek bir beyandır; imzalayanın yetkisini imza sirküleri ve iç yetki düzenlemesinden kontrol edin. Anonim şirketlerde esas sözleşmede aksi yoksa temsilin çift imzayla kullanıldığını (TTK m.370) unutmayın. Uygulamada kaşe ve yetkili imzası yaygındır.
Kanal. Günlük işleyişte cevaplar çoğunlukla e-postayla verilir. Türk Ticaret Kanunu m.1525, tarafların açıkça anlaşması şartıyla itiraz ve benzeri beyanların elektronik ortamda yapılabilmesine imkân tanır. Güvenli elektronik imza, 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu m.5 uyarınca elle atılan imza ile aynı hukuki sonucu doğurur. BTK'nın açıklamasına göre kayıtlı elektronik posta (KEP) ile gönderim için elektronik imza gerekir ve sistem iletinin gönderildiğine, alıcıya ulaşıp ulaşmadığına ve ne zaman ulaştığına dair delil sunar. Kısacası şekil şartını güvenli elektronik imza, teslim kaydını ise KEP sağlar.
Saklama. Gelen mektup ve cevabınızın sureti ticari mektuptur. TTK m.82'ye göre tacir, aldığı ticari mektupları ve gönderdiklerinin suretlerini on yıl saklar; süre yazışmanın yapıldığı takvim yılının bitişiyle başlar. Cevabı, farkı açıklayan belgelerle aynı dosyada tutun.
Sessizlik ve itiraz şekli: TTK 94'ün sınırı
Kanunda her mutabakat mektubuna uygulanan genel bir cevap süresi yoktur. TTK m.94'teki bir aylık itiraz süresi ve sessiz kabul, m.89'a göre yazılı yapılması gereken cari hesap sözleşmesinde, hesap devresi sonunda gönderilen bakiye cetveline uygulanır; Yargıtay uygulamasında yazılı sözleşme yoksa ilişki açık hesap sayılır ve cari hesap hükümleri uygulanmaz. Bu yüzden sessiz kabul her mutabakat mektubuna otomatik uygulanmaz; mektuba yazılan "7 gün" gibi süreler de kanuni bir süre değil, karşı tarafın talebidir. Yine de farkı zamanında yazılı bildirmemek uyuşmazlıkta pozisyonunuzu zayıflatabilir; istenen sürede cevap vermek farkın hızlı çözülmesine de yardımcı olur.
Pratik sonuç iki katmanlıdır. E-posta ya da karşı tarafın gönderdiği bağlantıdan verilen operasyonel cevap, farkı çözmek için çoğu zaman yeterlidir. Tutar önemliyse, yazılı cari hesap sözleşmesi varsa ya da uyuşmazlık büyüyorsa itirazı ayrıca kanunun saydığı şekillerden biriyle (noter, taahhütlü mektup, telgraf veya güvenli elektronik imzalı yazı) yapın. Süre, şekil ve sessiz kabulün ayrıntıları TTK 94 yazımızda ve TTK 94 sözlük maddesinde.
İmza, kanal ve itiraz şekline ilişkin bu bilgiler genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki danışmanlık değildir. Somut bir uyuşmazlıkta bir avukata danışın.
Mutabakat talebi iFinances bağlantısıyla geldiyse
Karşı tarafınız mutabakatı iFinances ile yürütüyorsa talep size güvenli bir bağlantı olarak ulaşır; yazılım kurmanız gerekmez. Bağlantıda şunları yapabilirsiniz:
- Özeti inceleyin: gönderen şirketin kayıtlarından kesit tarihine göre hesaplanan, para birimi bazında açılış, faturalar, iadeler, tahsilatlar, net bakiye ve yön; dövizler TL'ye çevrilmez.
- Onaylayın ya da itiraz edin: itirazda kayıtlarınızdaki bakiyeyi tutar, para birimi ve yönüyle bildirirsiniz; birden fazla para birimi varsa her biri için ayrı satır ekleyebilirsiniz. Farkı açıklayan kalemleri (belge no, tarih) satır açıklamasına veya genel nota yazın.
- Kontrolleri önce yapın: onay da itiraz da gönderildikten sonra bu bağlantıdan değiştirilemez.
- Mektup ve arşiv: onayla seri numaralı mutabakat mektubu oluşur; QR kodla doğrulanabilir, imzalı nüsha arşive eklenebilir.
Gönderen şirket ayrıca bir veri daveti açarsa fatura, ödeme ve iade listelerinizi ayrı bir güvenli bağlantıdan, yazılım kurmadan Excel ya da CSV olarak yükleyebilirsiniz; dosyalar gönderen onaylamadan iFinances'a alınmaz.
İki sınır açık olsun. Bağlantıdan verilen itiraz, TTK m.94'ün saydığı şekillerden biri değildir. iFinances deftere yazmaz, kayıt oluşturmaz ve bir satırı kendi başına kapatmaz; her eşleşmenin yanında yazılı gerekçesi durur, belirsiz eşleşmeler öneri olarak gelir ve karar insandadır. Mektubun yapısı mutabakat mektubu sayfamızda, akışın tamamı cari hesap mutabakatı sayfamızda.
Cevap tarafında zamanı yiyen şey rakam değil, farkı açıklayan kalemleri bulmaktır. Mutabakatı satır düzeyinde yürütmek istiyorsanız bizimle iletişime geçin.
Sık Sorulan Sorular
Mutabık değiliz cevabında ne yazılmalı?
Mektubun tarihi ve kesit tarihi, kendi kayıtlarınızdaki bakiye ve yönü, iki bakiye arasındaki fark ve farkı açıklayan her kalem: belge numarası, belge tarihi, tutar, para birimi ve durum (bizde kayıtlı sizde yok, sizde kayıtlı bizde yok, tutar farklı, yolda). Açıklanamayan bir kalan varsa bunu ayrıca belirtip ilgili dönemin hareket dökümünü isteyin. Cevabı ad, unvan ve tarihle yetkili kişi imzalamalıdır.
Mutabakat mektubunda bakiye yazmıyorsa ne yapılır?
Bakiyesiz mektup rakamı sizin yazmanızı ister. Aynı kesit tarihiyle, devir bakiyesi dahil kendi ekstrenizi çekin; bakiyeyi para birimi ve borç/alacak yönüyle yazın, yetkili kişiye imzalatın. Dövizli carilerde her para birimi için ayrı bakiye yazın. Talep bağımsız denetim kapsamındaysa cevabı mektupta gösterilen denetçi adresine gönderin.
Yol farkı mutabakat cevabında nasıl gösterilir?
Kesit tarihine yakın, karşı tarafın henüz kaydetmediği ödeme, fatura veya iadeyi belge numarası, tarih ve tutarla "yolda" durumuyla listeleyin. Yol farkı için düzeltme kaydı gerekmez; karşı taraf kaydettiğinde kapanır. Kesitten haftalar önceki bir belgenin yolda olması beklenmez; böyle bir kalemi gerçek fark olarak araştırın.
Mutabakat mektubunu kim imzalar?
Uygulamada şirketi bu konuda temsile yetkili kişi imzalar; yetkiyi imza sirküleri ve iç yetki düzenlemesinden kontrol edin. Anonim şirketlerde esas sözleşmede aksi öngörülmemiş veya yönetim kurulu tek kişiden oluşmuyorsa temsil yetkisi çift imzayla kullanılmak üzere yönetim kuruluna aittir (TTK m.370); yönetim kurulu bu yetkiyi murahhas üyelere veya müdürlere devredebilir. Kaşeyle birlikte yetkili imzası yaygındır. Somut durumda hukuk danışmanınızla netleştirin.
Yanlışlıkla mutabıkız dediysek ne yapmalıyız?
Hatayı fark ettiğiniz anda karşı tarafa, farkı açıklayan belge numaralarıyla yazılı bildirim yapın ve düzeltilmiş bakiyeyi isteyin. Verdiğiniz onay bir beyan olarak dosyada kalır; düzeltme yazınızı da aynı dosyada saklayın. Tutar önemliyse bir avukata danışın.
✦ iFinances — Görmediğini gör.
