Teyit mektubu

Mektup tipik olarak dönem sonlarında, denetim öncesinde ya da ticari ilişkinin gözden geçirildiği anlarda gönderilir. İçinde kesit tarihi, bakiye tutarı, para birimi ve genellikle bakiyeyi oluşturan kalem listesi bulunur; karşı taraf ya bakiyeyi onaylar ya da kendi rakamını yazarak itiraz eder. Gönderim kanalı e-posta, KEP, kâğıt ya da güvenli bir bağlantı olabilir; önemli olan cevabın ve gönderimin izlenebilir biçimde arşivlenmesidir. İyi kurgulanmış bir süreçte mektuba verilen her cevap, hangi kalemin tartışmalı olduğunu da gösterir. Karşı tarafın cevabını kolaylaştırmak da sürecin bir parçasıdır; kendi ekstresini güvenli bir bağlantıyla yükleyebilen bir muhatap, aynı bilgiyi e-posta ekinde tarif etmeye çalışan bir muhataptan çok daha hızlı döner.

Teyit mektubu mutabakatın kendisi değil, sonucunun belgelenmesidir. Bakiyenin karşı tarafça onaylanması, o bakiyeyi oluşturan satırların doğru eşleştiği anlamına gelmez; iki tarafın toplamı tutarken kalemleri farklı olabilir. Bu yüzden mektup, kalem düzeyinde karşılaştırma yapıldıktan sonra gönderildiğinde değer üretir: itiraz geldiğinde hangi faturanın, hangi ödemenin ya da hangi iade kaydının fark yarattığı zaten bilinir ve yazışma tur sayısı düşer. Bakiyenin mektuba yazılmadığı, karşı taraftan kendi rakamını bildirmesinin istendiği bakiyesiz biçim, cevabın bağımsızlığını artırdığı için denetçilerin başvurduğu bir yoldur; buna karşılık cevap oranını düşürür, bu yüzden her ilişkide kullanılmaz. Mektubun gönderildiği tarih, kesit tarihi, gelen cevap ve varsa itirazın gerekçesi birlikte saklandığında, ortaya sonraki denetimlerde tek başına kanıt değeri taşıyan bir dosya çıkar.

Hukuki sonuç konusunda sık bir yanlış anlama vardır. TTK m. 94, cari hesap bakiyesine bir ay içinde itiraz edilmemesi hâlinde kabul edilmiş sayılmasını düzenler; ancak bu sonuç yazılı cari hesap sözleşmesi bulunan ilişkiler bağlamındadır, TTK m. 89'daki yazılı şekil şartı sağlanmamışsa sessizliğin otomatik bir kabul doğurmayabileceği unutulmamalıdır. Bir başka yanılgı, Form Ba-Bs'nin yerini mektubun aldığıdır: Ba-Bs bildirimi Eylül 2024 döneminden itibaren kaldırıldı, yerine gelen bir bildirim yoktur; teyit mektubu zaten farklı bir amaca, taraflar arası doğrulamaya hizmet eder. Son olarak, teyit mektubu bir tahsilat aracı değildir; bakiyenin onaylanması ödemenin yapılacağı anlamına gelmez, yalnızca tarafların aynı rakamı konuştuğunu gösterir.