Eşleştirme toleransı

Tolerans ihtiyacı gerçek hayattan doğar. Yuvarlama, havale ya da EFT masrafı, dövizli faturada uygulanan kur, kısmi ödemede kalan kuruşlar, hatta bankanın işlemi bir gün sonra kaydetmesi; bunların her biri aslında aynı olan iki kaydı birkaç kuruş veya birkaç gün ayırabilir. Tolerans tanımlı değilse bu satırlar eşleşmedi kovasına düşer ve tek tek insanın önüne gelir. iFinances eşleştirme motorunda kuruş toleransı tanımlıdır; çapraz para birimi karşılaştırmalarında ise TCMB'nin resmî kuru kullanılır, böylece kur kaynaklı sapma toleransı genişleterek değil hesapla çözülür. iFinances tolerans içindeki satırlar için de eşleşme önerisi üretir ve gerekçesini yanına koyar; hiçbir satırı kendi başına kapatmaz, kapatma kararını insan verir.

Toleransın maliyeti iki yönlüdür. Çok dar tolerans, aslında doğru olan eşleşmeleri elle inceleme kuyruğuna gönderir; kuyruk büyüdükçe kapanış uzar ve ekip gerçek istisnalara ayıracağı zamanı kaybeder. Çok geniş tolerans ise yanlış eşleşme üretir: birbirine yakın tutarlı iki ayrı fatura eşleşir, gerçek fark kapanmış görünür ve hata aylarca kimsenin dikkatini çekmez. Bu yüzden tolerans bir ayar düğmesi değil yazılı bir kuraldır. Hangi tutarın, hangi tarih aralığının ve hangi para biriminin hangi eşikle eşleştiği kayıt altında olmalı, her eşleşmenin yanında gerekçesi durmalı ve denetim izinde geriye doğru izlenebilmelidir.

En yaygın yanılgı, toleransın farkı yok saydığını sanmaktır. Tolerans yalnızca bu iki satır aynı işlemdir kararını verir; aradaki tutar farkı hâlâ bir yere yazılmak zorundadır, çoğu zaman kur farkı, banka masrafı ya da yuvarlama hesabına. İkinci yanılgı, tek bir eşiğin her kalem türü için yeteceğidir. KDV tevkifatına tabi faturalarda ödenen tutar fatura toplamından sistematik olarak düşüktür; bu bir tolerans meselesi değil, modellenmesi gereken bir kuraldır. Farkı yutsun diye eşik genişletildiğinde aynı kapıdan gerçek hatalar da içeri girer.