Denkleştirme
Denkleştirme, muhasebe sisteminde bir borç kalemi ile bir alacak kaleminin birbirini kapatacak biçimde eşleştirilip her ikisinin de kapalı işaretlenmesidir. Tek bir defterin içinde yapılır ve dışarıdan hiçbir kaynağa bakmaz.
Uygulamada denkleştirme çoğunlukla bir tahsilatın ya da ödemenin hangi faturaları kapattığının belirlenmesidir. SAP'ta müşteri ve satıcı kalemleri FBL5N ve FBL1N listelerinde görülür; F.13 otomatik denkleştirme programı (SAPF124) tanımlı kurala uyan kalemleri toplu olarak kapatır, F-32 ise müşteri kalemlerini elle denkleştirmek için kullanılır. Türkiye'de yaygın muhasebe ve ERP programlarında aynı işlem genellikle kapatma ya da kapama adıyla geçer. Sonuç her yerde aynıdır: kapanan kalemler açık kalem listesinden düşer, geriye yalnızca gerçekten bekleyen satırlar kalır. Kapama sırası da bir tercihtir; FIFO kuralı en eski faturadan başlar, faturaya özel kapamada ise ödemenin hangi belgeye ait olduğu doğrudan belirtilir.
Mutabakattaki rolü hazırlık aşamasındadır. Düzgün denkleştirilmiş bir defterde açık kalem listesi kısadır ve karşı tarafın listesiyle satır satır karşılaştırılabilir. Denkleştirilmemiş bir defterde ise aynı fatura hem açık görünür hem de ödemesi ayrı bir satırda durur; iki liste yan yana konduğunda fark sayısı gerçeğin çok üstüne çıkar ve karşılaştırma anlamını yitirir. Kısmi ödemelerde kalan tutarın bakiye kalemi olarak mı bırakıldığı yoksa faturanın kısmen mi kapatıldığı, sonraki dönemlerde açık kalem listesinin şeklini ve yaşlandırma raporunu tamamen değiştirir.
En yaygın yanılgı, denkleştirmenin mutabakat yerine geçtiğini sanmaktır. Denkleştirme yalnızca sizin verinizle çalışır; hem borcu hem alacağı siz kaydettiğiniz için sistem ikisini eşleştirdiğinde ortaya çıkan şey iç tutarlılıktır, dış doğrulama değil. Hiç düzenlenmemiş bir fatura, hiç kaydedilmemiş bir tahsilat ya da yanlış cariye yazılmış bir ödeme, tertemiz denkleştirilmiş bir defterde de görünmez. Mutabakat tam da bu boşluğu kapatmak için banka ekstresine ve karşı tarafın kayıtlarına bakar. iFinances bu ayrımı korur: eşleştirme önerisi üretir ve her önerinin yanına yazılı gerekçesini koyar, ama hiçbir satırı kendi başına kapatmaz; kararı insan verir.
Örnek
Kurgu bir örnek. Bir müşteriden 250.000 TL tahsilat geliyor ve defterde 90.000 TL, 120.000 TL ve 75.000 TL tutarında üç açık fatura duruyor. FIFO kuralıyla ilk iki fatura tamamen kapanıyor, üçüncü faturanın 40.000 TL'lik kısmı kapanıyor ve 35.000 TL'lik bir bakiye kalemi açık kalıyor. Defterin kendi içinde denkleştirme eksiksizdir. Ancak müşterinin kaydında aynı tahsilat 245.000 TL görünüyorsa, aradaki 5.000 TL denkleştirmeyle değil ancak mutabakatla ortaya çıkar; kaynağı da büyük olasılıkla iki tarafın farklı gördüğü bir masraf ya da iade faturasıdır. Rakamlar örnektir.
İlgili terimler
30 dakika. Kendi verinizle.
Canlı demo. Hiçbir taahhüt yok.
- Canlı demo — slayt değil, sistem
- Hazırlık yok, anında gösterim
- Size özel fiyat teklifi e-postanızda