Tahsilat ekibi, 90 gün üstü kovasında duran bir faturayı hatırlatmak için müşteriyi arar. Karşı taraf şaşırır: "Onu aylar önce ödedik." Ödeme gerçekten gelmiştir. Ama ya başka bir faturaya yazılmıştır ya da hiçbir faturaya bağlanmadan cari hesabın içinde bekliyordur. Rapor hesabını doğru yapmıştır; yanlış olan, raporun baktığı listedir.
Kısa cevapla başlayalım. Alacak yaşlandırma raporu, açık alacakların sabit bir kesit tarihine göre gün dilimlerine ayrılmış hâlidir; en yaygın kalıp 0-30, 31-60, 61-90 ve 90 gün üstüdür. Muhasebe yazılımlarında aynı rapor çoğu zaman cari yaşlandırma ya da borç yaşlandırma adıyla geçer. Hazırlamak için kesit tarihini sabitler, açık kalem listesini çeker, yaşın vade tarihinden mi fatura tarihinden mi sayılacağını seçer, her kalemi bir kovaya yerleştirir, cari ve kova bazında toplar ve toplamı aynı tarihli 120 Alıcılar mizan bakiyesiyle karşılaştırırsınız.
Formül işin kolay kısmıdır. Yaşlandırma raporu bir hesaplama değil, açık kalem listesinin fotoğrafıdır; liste yanlışsa fotoğraf da yanlıştır. Bu yazı adımları anlatıyor; ama asıl konusu, kovaları sessizce bozan kayıtlar.
Adım adım: alacak yaşlandırma raporu nasıl hazırlanır?
Rapor, açık kalemlerin, yani henüz bir tahsilat, iade ya da mahsupla kapanmamış faturaların listesi üzerine kurulur. Alacak yaşlandırmanın mantığı her sistemde aynıdır; sonucu belirleyen, adımların hangi sırayla ve ne kadar özenle uygulandığıdır.
1. Kesit tarihini sabitleyin. Genellikle ay ya da dönem sonudur. Rapor ile karşılaştıracağınız mizan aynı tarihten alınmalıdır; farklı tarihlerden alınan iki rapor, ortada hiçbir hata yokken fark üretir.
2. Açık kalem listesini çekin. Her satırda cari, fatura numarası, fatura tarihi, vade tarihi, fatura tutarı, bu faturaya bağlanmış tahsilat ve iadeler ile kalan tutar bulunmalıdır. Veriyi sistemden nasıl alacağınız için ERP'den cari ekstre alma rehberine bakabilirsiniz.
3. Yaşın hangi tarihten sayılacağını seçin. Bu seçim raporun cevapladığı soruyu değiştirir; aşağıda ayrıca ele alıyoruz.
4. Gün farkını ve kovayı hesaplayın. Kesit tarihinden seçilen tarihi çıkarın, sonucu kovaya yerleştirin. Vade esaslı raporda bu fark, vadesi geçmiş alacağın kaç gün geciktiğini verir; vadesi henüz gelmemiş kalemler için ayrı bir kova açın.
5. Cari ve kova bazında toplayın. Tahsilat önceliği bu tablodan çıkar.
6. Toplamı 120 mizan bakiyesiyle karşılaştırın. Tutmuyorsa rapora güvenmeden önce farkı açıklayın.
7. En yaşlı kovadaki kalemleri tek tek doğrulayın. Tahsilat ekibi müşteriyi aramadan önce o faturanın gerçekten açık olduğunu bilmelidir.
Yaşlandırma raporu ne işe yarar?
- Tahsilat ekibinin arama sırasını belirler.
- Müşteri bazında vade ve limit kararlarını gözden geçirmek için dayanak olur.
- Dönem sonunda ihtar, protesto ya da icra takibine aday kalemleri öne çıkarır.
- Beklenen tahsilatların zamanlamasını görünür kılar.
Vadeleri uzun olan sektörlerde 90+ kovası 91-180, 181-365 ve 365 gün üstü diye açılabilir; önemli olan, sınırların dönemden döneme sabit kalmasıdır.
Vade tarihi mi, fatura tarihi mi?
İki tarih iki farklı soruyu cevaplar. Vade tarihine göre yaşlandırma gecikmeyi ölçer: müşteri söz verdiği tarihin kaç gün gerisinde? Fatura tarihine göre yaşlandırma ise satıştan bu yana geçen süreyi ölçer: bu alacak ne zamandır bilançoda duruyor?
Aynı fatura iki raporda farklı kovaya düşer. Rakamlar örnektir: 60 gün vadeli bir fatura, kesit tarihinde 75 günlük olsun. Fatura tarihine göre 61-90 kovasındadır; vade tarihine göre ise yalnızca 15 gün gecikmiştir ve 1-30 kovasında görünür. Tahsilat önceliğini belirlemek için vade tarihi, verilen vadelerin finansman yükünü görmek için fatura tarihi daha anlamlı olabilir. Önemli olan, raporu okuyan herkesin hangi esasa baktığını bilmesidir.
Bazı ERP'ler bu seçimi rapor parametresi olarak sunar. SAP Business One yardımında müşteri alacak yaşlandırma raporunun "Age By" alanıyla yaşı vade, kayıt ya da belge tarihine göre hesapladığı anlatılır. Logo GO 3 dokümantasyonunda ise benzer bir tarih seçimi kapama tarafında karşımıza çıkar: "FIFO Borç Kapamada Dikkate Alınacak Tarih" parametresi, FIFO kapamanın vade tarihine mi işlem tarihine mi göre sıralanacağını belirler. Bu, raporun yaşı hangi tarihten saydığı değil, hangi faturanın önce kapanacağı seçimidir.
Vade alanı boş faturalar ayrı bir sorundur. Hukuki bir referans noktası olarak Türk Ticaret Kanunu m.1530, ticari işletmeler arasındaki mal ve hizmet tedarikinde sözleşmede ödeme günü veya süresi belirtilmemişse borçlunun, kural olarak faturanın alınmasını izleyen otuz günün sonunda ihtara gerek olmaksızın temerrüde düşeceğini düzenler. Fatura alım tarihi belirsizse ya da fatura mal veya hizmetin tesliminden önce alınmışsa otuz gün teslimden sayılır; kabul veya gözden geçirme usulü öngörülen hâllerde ise otuz gün, kural olarak bu usulün gerçekleştiği tarihten sayılır. Bu bir temerrüt kuralıdır, muhasebe yaşlandırma kuralı değildir; yine de boş vade alanlarında kullandığınız varsayımı yazılı hâle getirmek için makul bir dayanaktır. Sözleşmelerinize nasıl uygulanacağı için hukuk danışmanınızın görüşünü alın.
Excel ve ERP'de yaşlandırma raporu
Rapor ya Excel'de elle kurulur ya da ERP'nin hazır raporundan alınır. İki yolda da sonuç, arkadaki açık kalem verisine bağlıdır.
Cari hesap yaşlandırma Excel'de nasıl kurulur?
Kolonlar şöyle olsun: A cari, B fatura numarası, C fatura tarihi, D vade tarihi, E fatura tutarı, F bu faturaya bağlanmış tahsilat ve iadeler. Kesit tarihini tek bir hücreye, örneğin L1'e yazın. Türkçe Excel'de bağımsız değişken ayırıcısı noktalı virgüldür.
- Açık tutar (G2):
=E2-F2 - Gün (H2):
=EĞER(D2="";"";$L$1-D2) - Kova (I2):
=EĞER(D2="";"Vade yok";EĞER(H2<=0;"Vadesi gelmedi";EĞER(H2<=30;"1-30";EĞER(H2<=60;"31-60";EĞER(H2<=90;"61-90";"90+"))))) - Cari ve kova toplamı:
=ÇOKETOPLA(G:G;A:A;"Örnek Cari";I:I;"61-90")
Formüllerdeki ilk koşul boş vadeleri yakalar: Excel boş tarihi sıfır saydığı için bu koşul olmadan kalem sessizce "90+" kovasına düşer. "Vade yok" kovası doluysa yukarıdaki yazılı varsayımı uygulayın.
Gün hesabında BUGÜN() kullanmayın: her gün değiştiği için aynı dosya ertesi sabah farklı kovalar gösterir ve mizanla karşılaştırma anlamını yitirir. Sabit kesit tarihi hücresi raporu tekrarlanabilir kılar.
Asıl kırılma noktası formüller değil, F kolonudur. Excel hangi tahsilatın hangi faturayı kapattığını bilmez; o bilgi ya ERP'deki kapama kayıtlarından gelir ya da elle girilir. F kolonu yanlışsa bütün formüller kusursuz çalışır ve yanlış sonuç üretir. Excel'de eşleştirmenin nerede kırıldığını DÜŞEYARA yazısında ayrıntılı anlattık.
Logo, Netsis, Mikro ve SAP'de yaşlandırma raporu nerede?
Rapor ve menü adları ürüne ve sürüme göre değişir; aşağıdakiler satıcı dokümantasyonundaki adlardır, kendi sürümünüzde teyit edin.
- SAP Business One: 9.2 yardımına göre Customer Receivables Aging raporu Financials → Financial Reports → Accounting → Aging yolundan açılır; gün aralığında varsayılan dilimler 30, 60, 90 ve 120'dir.
- Logo: Logo GO 3 dokümantasyonunda Borç Takip penceresi (Kapat, Çoklu Kapat, FIFO Kapat, Otomatik Kapat seçenekleriyle) ve Borç Yaşlandırma Raporu tanımlıdır.
- Netsis: Logo Netsis 3 dokümantasyonunda "Tarih Aralı Yaşlandırma İcmali" adlı bir rapor yer alır.
- Mikro: Mikro'nun destek dokümanlarında "Cari Hesap Bakiye Yaşlandırma Raporu" adıyla geçer.
Rapor ya sistemdeki kapama kayıtlarını okur ya da rapor alınırken FIFO'yu kendisi uygular. Logo GO 3 dokümantasyonuna göre Borç Yaşlandırma Raporu dahil bir grup raporda borç kapama yöntemi seçilir: "kapatılmamışlar kapatılacak" seçeneği borç takipte açık kalan işlemleri rapor için kapatır, "tümü kapatılacak" seçeneği ise borç takipteki kapamaları dikkate almadan tüm hareketleri FIFO ile kapatarak rapor üretir. İki durumda da sonuç, tahsilatın hangi faturaya yazıldığına ve raporda hangi seçeneğin işaretlendiğine bağlıdır.
Yaşlandırma raporu ancak açık kalem listesi kadar doğrudur
Yaşlandırma analizini bozan kayıtlar çoğu zaman hata gibi görünmez. Toplam doğrudur, dağılım yanlıştır. En sık dördü şunlardır.
Kısmi ödeme. Müşteri faturanın bir kısmını öder. Ödeme faturaya kısmen bağlanırsa kalan tutar doğru kovada kalır; Logo GO 3 dokümantasyonuna göre kısmen kapanan işlem kapalı ve açık parçalara bölünür. Bağlanmazsa, kapama kayıtlarını okuyan bir raporda faturanın tamamı yaşlı kovada durur, ödeme ise cari içinde faturaya bağlanmamış bir tahsilat olarak bekler. Kısmi ödemenin eşleştirmede neden zor olduğunu FIFO ve kısmi ödeme yazısında anlattık.
FIFO'nun yanlış faturayı kapatması. Müşteri itiraz ettiği Ocak faturasını bekletip Mart faturasını öder. Otomatik FIFO kapama ödemeyi en eski faturaya, yani Ocak'a yazar. Toplam alacak doğrudur; ama tartışmalı fatura raporda ödenmiş, ödenmiş fatura açık görünür. En yaşlı kova olduğundan daha temiz görünür ve asıl sorun gözden kaybolur.
Faturaya bağlanmamış tahsilat ve avans. SAP Business One yardımı, yaşlandırma raporunda parantez içindeki tutarların müşteriden alınmış ama henüz uygulanmamış ödemeler olduğunu belirtir: ERP'nin kendisi bile tahsilatı ayrı, faturayı kovada gösterir. Tek Düzen Hesap Planı'na göre siparişe karşı alınan avanslar 340 Alınan Sipariş Avansları hesabında izlenir. Avans bunun yerine müşterinin cari hesabına alacak olarak yazılır ve sonradan kesilen faturayla mahsup edilmezse, fatura yaşlı kovada kalır, avans da sahipsiz bir tahsilat olarak bekler.
Asıl faturaya bağlanmamış iade faturası. İade kaydı ayrı bir satır olarak durur, asıl fatura tam tutarıyla yaşlanmaya devam eder. Cari bakiyesi doğrudur; kovalar ise iki ayrı yanlış bilgi verir.
Bu kayıtlar biriktiğinde ortaya çıkan tablonun bir adı var: ödenmiş ama faturasına eşleşmemiş, bu yüzden açık görünen borç. Bunu hayalet borç yazısında ele aldık. Hepsinin ortak dersi tek cümleye sığar: yaşlandırmadan önce mutabakat. En yaşlı kovayı karşı tarafın ekstresiyle satır satır karşılaştırmadan tahsilat listesi çıkarırsanız, "biz onu ödedik" cevabını duymaya hazır olun.
Alacak yaşlandırma raporu 120 mizan bakiyesiyle neden tutmalı?
Cari bazlı yaşlandırma toplamı, aynı kesit tarihindeki 120 Alıcılar bakiyesinin ayrıntısıdır; tutmuyorsa raporda eksik ya da fazla kalem vardır. AccountingTools'un alacak mutabakatı rehberi farkın en yaygın nedeni olarak alt defteri atlayan doğrudan genel muhasebe kaydını gösterir; farklı tarihli raporları ve yanlış hesaba işlenen faturayı da sayar. Türkiye uygulamasında şu kontroller eklenir:
- Cari kartı olmadan doğrudan 120 hesaba yazılmış fişler var mı?
- Senetli alacaklar (121 Alacak Senetleri) rapora dahil mi, hariç mi?
- 128 Şüpheli Ticari Alacaklar hesabına aktarılan kalemler raporda hâlâ görünüyor mu? Bu hesaba aktarılan alacaklar normal alacaklardan çıkarılır.
- Dövizli cariler raporda ve mizanda aynı esasla mı görünüyor?
- Alacak bakiyesi veren cariler raporda nasıl ele alınıyor? Ters bakiye veren 120 hesaplar çoğu zaman avans, iade ya da yanlış karta düşen tahsilattır.
Toplamın tutması gerekir, ama yetmez. Toplam kuruşu kuruşuna tutarken kova dağılımı yine yanlış olabilir; FIFO örneğindeki gibi. Bu, bakiye tutuyor ama satırlar tutmuyor durumunun yaşlandırmadaki karşılığıdır.
90 günü geçen alacak şüpheli alacak mı?
Yaygın bir yanlış kanı, belli bir gün sayısını aşan alacağın kendiliğinden şüpheli alacak sayıldığıdır. Vergi Usul Kanunu m.323 gün saymaz. Ticari ve zirai kazancın elde edilmesi ve idame ettirilmesiyle ilgili olmak şartıyla iki tür alacağı şüpheli sayar: dava veya icra safhasındaki alacaklar ile protestoya veya yazıyla bir defadan fazla istenmesine rağmen ödenmemiş ve kanundaki tutarı aşmayan alacaklar. Bu tutar 588 Sıra No.lu VUK Genel Tebliği (RG 31.12.2025, Sayı 33124, 5. Mükerrer) ile 1.1.2026'dan itibaren 25.000 TL'dir.
Madde bu alacaklar için karşılık ayrılabileceğini söyler; teminatlı alacaklarda karşılık teminattan geri kalan kısımla sınırlıdır. Muhasebede şüpheli hâle gelen alacaklar 128 hesaba aktarılır, karşılık 129 hesapta izlenir.
Yaşlandırma raporunun buradaki rolü karar vermek değil, aday göstermektir: hangi kalemin ihtar, protesto ya da icra takibine hazırlanması gerektiğini sıralar. TFRS uygulayan işletmelerde ticari alacaklara ilişkin beklenen kredi zararı, oranları vade aşım gününe göre belirlenebilen bir karşılık matrisiyle hesaplanabilir (TFRS 9, B5.5.35); bu, vergisel şüpheli alacaktan ayrı bir rejimdir. Vergisel karşılık kararını vergi danışmanınızla, TFRS 9 kapsamındaki değer düşüklüğü tahminini ise muhasebe politikanız çerçevesinde finans ekibiniz ve denetçinizle değerlendirin; iFinances vergi ya da muhasebe standardı danışmanlığı yapmaz, denetim görüşü de vermez.
Yaşlandırmadan önce mutabakat: iFinances'ın payı
iFinances bir muhasebe programı değildir; ERP'nizin üzerine oturan bir mutabakat ve finansal zekâ katmanıdır. Deftere yazmaz, kayıt oluşturmaz ve hiçbir satırı kendi başına kapatmaz. Yaşlandırma raporunun yeri ERP'nizdir; iFinances'ın katkısı, o raporun okuduğu açık kalem listesinde hangi tahsilatın yanlış faturaya yazıldığını ya da hiç bağlanmadığını gerekçesiyle göstermektir. Düzeltme kaydını ERP'de ekibiniz yapar.
Ödeme-fatura eşleştirmesi, hangi tahsilatın hangi faturaya ait olduğunu yazılı gerekçesiyle önerir: kısmi bir ödemenin faturanın ne kadarını karşıladığını, toplu bir havalenin hangi faturalara dağıldığını gösterir; dövizli kalemlerde TCMB resmî kurunu kullanır. Eşleştirme motoru FIFO ve faturaya özel kapamayı birlikte kullanır; FIFO sonucunun doğru faturayı gösterip göstermediği ise karşı tarafın ekstresiyle satır bazında karşılaştırıldığında görünür olur. Bulanık eşleştirme yalnızca önerir; karar insanda, kapama kaydı ERP'de sizin ekibinizdedir.
Karşı taraf kendi ekstresini güvenli bir bağlantıyla yükleyebilir; en yaşlı kovadaki kalemler böylece satır bazında doğrulanır. Logo ve Netsis dahil 14 sistem için entegrasyon hazırdır; veri dosya yüklemeyle ya da doğrudan bağlantıyla alınır. Ayrıntılar ödeme eşleştirme sayfamızda.
90 günü geçmiş görünen faturalarınızın gerçekten açık olup olmadığını kendi verinizle görmek isterseniz iletişim sayfamızdan bize yazın. Kapama kaydının neden mutabakat yerine geçmediğini merak ediyorsanız SAP'de denkleştirme yazımızla devam edebilirsiniz.
Sık Sorulan Sorular
Alacak yaşlandırma raporu nasıl hazırlanır?
Kesit tarihini sabitleyin ve açık kalem listesini fatura tarihi, vade tarihi, tutar ve bağlanmış tahsilat bilgisiyle çekin. Yaşın vade tarihinden mi fatura tarihinden mi sayılacağını seçip her kalemi 0-30, 31-60, 61-90 ve 90+ gibi kovalara yerleştirin, cari bazında toplayın. Son olarak toplamı aynı tarihli 120 mizan bakiyesiyle karşılaştırın ve en yaşlı kovayı tek tek doğrulayın.
Yaşlandırma vade tarihine göre mi, fatura tarihine göre mi yapılır?
İkisi farklı soruyu cevaplar: vade tarihi gecikmeyi, fatura tarihi satıştan bu yana geçen süreyi ölçer. SAP Business One gibi bazı ERP'ler bu seçimi rapor parametresi olarak sunduğu için raporun esası raporun üzerinde yazmalıdır. Vadesi boş faturalarda TTK m.1530 bir referans noktası verir: ticari işletmeler arasındaki tedarikte sözleşmede ödeme süresi yoksa borçlu, kural olarak faturanın alınmasını izleyen otuz günün sonunda temerrüde düşer. Bu bir temerrüt kuralıdır, yaşlandırma kuralı değildir; sözleşmenize nasıl uygulanacağını hukuk danışmanınızla değerlendirin.
90 günü geçen alacak şüpheli alacak sayılır mı?
Kendiliğinden sayılmaz; VUK m.323'te gün sınırı yoktur. Ticari veya zirai kazançla ilgili bir alacağın dava ya da icra safhasında olması, ya da protestoya veya yazıyla bir defadan fazla istenmesine rağmen ödenmemiş ve 2026 için 25.000 TL'yi aşmayan bir alacak olması aranır. Yaşlandırma raporu yalnızca takibe aday kalemleri gösterir; vergisel karşılık kararını vergi danışmanınızla değerlendirin.
Yaşlandırma raporu mizanla neden tutmaz?
En sık nedenler cari kartı atlayıp doğrudan 120 hesaba yazılan fişler, rapor ile mizanın farklı tarihlerden alınması, 121 ve 128 hesaplardaki kalemlerin dahil ya da hariç tutulması ve ters bakiyeli carilerdir. Toplam tutsa bile kovalar yanlış olabilir: yanlış faturayı kapatan bir FIFO kaydı toplamı değiştirmeden dağılımı bozar.
Excel'de yaşlandırma formülü nedir?
Gün farkı için sabit bir kesit tarihi hücresinden vade ya da fatura tarihini çıkarın, örneğin =$L$1-D2; vade hücresi boş kalabiliyorsa formülü =EĞER(D2="";"";$L$1-D2) biçiminde yazın, yoksa boş kalem sessizce 90+ kovasına düşer. Kovayı iç içe EĞER, cari ve kova toplamını ÇOKETOPLA ile hesaplayın. BUGÜN() her gün değiştiği için raporu tekrarlanamaz kılar; açık tutar kolonunun doğruluğu formüllerden daha önemlidir.
✦ iFinances — Görmediğini gör.
